Реферат: Маркетинг информации архивного фонда РФ

Оглавление

Введение

1. Архивная деятельность в советский и постсоветский периоды

2. Государственное регулирование развития архивного дела

2.1. Обеспечение сохранности и государственный учет документов Архивного фонда

2.2. Создание информационно-поисковых систем, научная информация и использование документов

2.3. Научно-техническая информация. Повышение квалификации кадров

3. Концепция информатизации архивного дела России

3.1. Основные цели информатизации

3.2. Состояние информатизации архивной отрасли

3.3. Основные направления и принципы информатизации

3.4. Программное обеспечение по основным видам деятельности архивных учреждений

3.5. Лингвистическое обеспечение

3.6. Архивные документы на нетрадиционных носителях

3.7. Международное сотрудничество

Заключение

Список литературы

[sms]
Введение

Под Архивным фондом Российской Федерации понимается совокупность документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение и являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации.

В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 17.06.2004 № 290 Федеральное архивное агентство является федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по оказанию государственных услуг, управлению федеральным имуществом в области архивного дела. Федеральное архивное агентство находится в ведении Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации.

Федеральное архивное агентство осуществляет свою деятельность во взаимодействии с другими федеральными органами исполнительной власти, органами исполнительной власти субъектов Российской федерации, органами местного самоуправления, общественными и иными организациями.

Основными задачами Федерального архивного агентства являются:

- оказание государственных услуг в области архивного дела;

- государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации, ведение Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации;

- обеспечение соблюдения правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.

Федеральное архивное агентство организует координацию деятельности научно-методических советов архивных учреждений федеральных округов, а также вправе оказывать методическую помощь органам управления архивным делом субъектов Российской Федерации, государственным и муниципальным архивам.

В настоящее время в Российской Федерации свою деятельность осуществляют 88 уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, в том числе 83 самостоятельных органа управления архивным делом, которым подчиняются 211 государственных архивов и центров документации.

Даная работа посвящена маркетингу архивного фонда.

Особенности маркетинга архивного фонда заключаются в том, что данная сфера услуг специфична.

 

1. Архивная деятельность в советский и постсоветский периоды

Федеральная архивная служба России является правопреемницей архивных администрации Советского Союза и РСФСР, существовавших в советское время.

Декрет от 18 июня 1918 г. "О реорганизации и централизации архивного дела", подписанный В. И. Лениным, предусматривал создание Главного управления архивным делом (ГУАД или Главархив) при Наркомате просвещения РСФСР - первого в истории России органа управления централизованным архивным делом. Его основной функцией было управление т. наз. Единым государственным архивным фондом (ЕГАФ), формирование и проведение единой архивной политики.

Архивы оставались в ведении Наркомпроса до 26 ноября 1921 г., когда было издано постановление Президиума ВЦИК о переводе ГУАД из Наркомпроса в ведение ВЦИК. После принятия новой Конституции РСФСР Президиум ВЦИК утвердил Положение о Центральном архиве (Центрархиве) РСФСР (30 января 1922 г.). Архивной системой вместо ГУАД стало руководить Управление Центральным архивом при ВЦИК РСФСР. В его обязанности входило общее управление, планирование и контроль в области архивного дела на территории Российской Федерации, а также прямое руководство всеми московскими и петроградскими центральными государственными архивами. Круг источников комплектования государственных архивов был сужен до правительственных учреждений.

28 января 1929 г. ВЦИК и СНК РСФСР утвердили положение об архивном управлении РСФСР. Архивные учреждения РСФСР стали подведомственны Центральному архивному управлению РСФСР (ЦАУ РСФСР). Оно состояло при ВЦИК, подчиняясь непосредственно его Президиуму. На ЦАУ РСФСР возлагалось общее руководство архивным делом в республике, а также непосредственное управление всеми центральными госархивами республики. Тогда же ЕГАФ был переименован в Государственный архивный фонд (ГАФ).

В том же 1929 г. происходят изменения в организации архивного дела на союзном уровне. При ЦИК СССР было создано Центральное архивное управление Союза ССР (ЦАУ СССР). Согласно постановлению ЦИК и СНК СССР от 10 апреля 1929 г. "О Центральном архивном управлении Союза ССР" ЦАУ создавалось для общего управления и объединения деятельности центральных архивных управлений союзных республик по заведованию фондами общесоюзного значения. С этого времени архивы Российской Федерации стали отличать от т. наз. центральных государственных архивов всесоюзного значения.

К 1935 г. в ведении ЦАУ СССР находилось пять союзных архивов: Центральный архив Красной Армии (ЦАКА), Военно-исторический архив (ВИА), Центральный фотофонокиноархив (ЦФФКА), Центральный архив профдвижения (ЦАПД), Государственный архив внешней политики (ГАВП). Однако ряд центральных государственных архивов, также хранивших документы общесоюзного значения, продолжали находиться в ведении ЦАУ РСФСР: Центральный архив Октябрьской революции (ЦАОР), Центральный архив революции (ЦАР), Государственный архив феодально-крепостнической эпохи (ГАФКЭ), Центральный межевой архив, Архив народного хозяйства, культуры и быта и др. Эта структура органов управления архивным делом просуществовала до принятия Конституции 1936 г., согласно которой правительственные органы вновь были реорганизованы и усилен контроль со стороны органов безопасности над архивами.

Логическим завершением этого процесса стало Постановление Президиума Верховного Совета СССР, принятое в 1938 г. Государственные архивы страны были переданы в ведение НКВД СССР и, таким образом, центральные и местные органы управления архивным делом потеряли свой независимый статус. ЦАУ СССР было преобразовано в Главное архивное управление (ГАУ) НКВД СССР. Постепенно в непосредственное подчинение последнего перешли важнейшие комплексы документов, которые образовали сеть центральных государственных архивов общесоюзного значения (ЦГАОР, ЦГАКА, ЦГАВМФ, ЦГАКФФД, ЦГИАЛ, ЦГИАМ, ЦГВИА и его филиал, ЦГАДА, ЦГЛА). К категории общесоюзных фондов были причислены и фонды центральных правительственных учреждений РСФСР, а также сеть центральных и местных архивов РСФСР. НКВД стал министерством внутренних дел (МВД) в 1948 г., соответственно изменилось и название архивного ведомства - ГАУ МВД СССР. Республиканская архивная администрация в РСФСР была организована заново только в 1955 г., когда в составе Министерства внутренних дел было образовано Архивное управление (с 1960 г. - ГАУ РСФСР).

В 1960 г., когда архивная отрасль была передана в ведение Совета Министров СССР, статус главного органа управления архивным делом вновь был повышен и он стал называться Главное архивное управление при СМ СССР (ГАУ при СМ СССР или Главархив СССР). В 1961 г. Правительство утвердило Положение о Главном архивном управлении и сети центральных государственных архивов СССР. Согласно этому Положению, ГАУ СССР - общесоюзный орган для научного и организационно-методического руководства архивным делом в стране. В Положении была закреплена командно-административная модель управления отраслью, сложившаяся в предыдущий период. До 1991 г. ГАУ СССР контролировало административные, финансовые, научно-методические, технические и многие иные направления деятельности государственных архивов всего Советского Союза.

В непосредственном ведении Главного архивного управления при Совете Министров РСФСР (ГАУ при СМ РСФСР), созданного также в 1960 г. на базе Архивного управления МВД РСФСР, находились центральные государственные архивы РСФСР. Другими государственными архивами Главархив РСФСР руководил через архивные отделы (управления) республик, краев и областей.

В период определения своего суверенитета республиками бывш. СССР, 5 ноября 1990 г. на базе Главархива РСФСР был создан административный орган управления - Комитет по делам архивов при Совете Министров РСФСР (Роскомархив), - отвечающий за государственные архивы на всей территории Российской Федерации. После провала путча в августе 1991 г. президент Б. Н. Ельцин издал указ о передаче всех документов КПСС и КГБ СССР в ведение Роскомархива. На основе документов ЦК КПСС было создано два новых государственных архива - РЦХИДНИ (бывший Центральный партийный архив) и ЦХСД (бывший текущий архив ЦК КПСС). Однако, основная часть документации КГБ до сих пор находится в самостоятельных ведомственных архивах.

Согласно постановлению Совета Министров РСФСР от 12 октября 1991 г. Роскомархив получил в свое ведение находившиеся на территории РСФСР бывшие союзные центральные государственные архивы, ранее подчиненные Главархиву СССР, а также административные функции, подведомственные учреждения и научно-исследовательские организации последнего, его материально-техническую и финансово-экономическую базу в пределах Российской Федерации. Постановление было введено в действие только в начале 1992 г. Тогда же материалы архива бывшего Политбюро ЦК КПСС вошли составной частью в Архив Президента Российской Федерации.

В связи с распадом СССР в конце 1991 г. с января 1992 г. происходит реорганизация сети государственных архивов России. Административные и архивные функции Роскомархива по отношению к вновь образованным архивам федерального уровня были закреплены в Постановлении Правительства от 24 июня 1992 г.. Оно определяло, что Комитет по делам архивов при Правительстве Российской Федерации (Роскомархив) является федеральным органом государственного управления, который осуществляет государственную политику в области архивного дела. Это Постановление также подтвердило реорганизацию сети государственных архивов федерального уровня, находящихся в прямом подчинении Роскомархива, а четыре из них получили определение "центров", хотя они функционировали как архивы.

Президентский указ (подписанный Б. Н. Ельциным 30 сентября 1992 г.) преобразовывал Роскомархив в Государственную архивную службу России (Росархив). Права и обязанности нового органа закреплены в правительственном постановлении от 22 декабря 1992 г. и "Основах законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах", принятых в июле 1993 года. "Основы законодательства" стали первым в истории России архивным законом.

Современный статус государственных и негосударственных архивов России, вопросы организации их комплектования, хранения, учета и использования документов были регламентированы в "Положении об Архивном фонде Российской Федерации", которое утверждено указом Президента Российской Федерации от 17 марта 1994 г.. Тогда же было принято новое "Положение о Государственной архивной службе России" как органе, осуществляющем государственную политику в области архивного дела.

В соответствии с указом от 14 августа 1996 г. Росархив был переименован в Федеральную архивную службу России. Новые "Правила работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации", изданные Росархивом, были зарегистрированы в Министерстве юстиции в конце декабря 1998 г. Они включили в себя правила доступа, копирования документов, а также условия работы во всех архивах России.

Новым Указом в марте 1999 г. сеть федеральных архивов была вновь реорганизована. В настоящее время она состоит из четырнадцати архивов, тринадцать из которых находятся в Москве и Санкт-Петербурге. Российский государственный исторический архив Дальнего Востока (РГИА ДВ) после переезда из г. Томска теперь базируется во Владивостоке. Таким образом, мартовский указ, во-первых, объединил бывший комсомольский архив ЦХДМО с бывшим партийным архивом - РЦХИДНИ. Объединенный архив получил название Российского государственного архива социально-политической истории (РГАСПИ). Во-вторых, Центр хранения историко-документальных коллекций - ЦХИДК (до 1992 г. Особый архив - ЦГОА), созданный для хранения трофейных документов и бывший секретным до 1991 г., был объединен с Российским государственным военным архивом. Одновременно, Центр хранения современной документации (ЦХСД) был переименован в Российский государственный архив новейшей истории (РГАНИ).

Указом Президента Российской Федерации "О системе и структуре федеральных органов исполнительной власти" от 09.03.04. № 314 Федеральная архивная служба России преобразована в Федеральное архивное агентство.

 

2. Государственное регулирование развития архивного дела

2.1. Обеспечение сохранности и государственный учет документов Архивного фонда

В предстоящем году проблема обеспечения сохранности документов Архивного фонда по-прежнему будет оставаться в центре деятельности архивных учреждений. С учетом выделения бюджетных ассигнований намечается проведение капитального ремонта аварийного архивохранилища и подвального помещения в Центральном государственном архиве. Руководством Госкомархива будут решаться вопросы выделения приспособленного помещения для размещения Государственного архива социально-правовой документации и централизованных служб.

Принятие по рекомендации Госкомархива органами самоуправления программ обеспечения сохранности документов Архивного фонда в районах и городах на 2004-2005 гг. позволило добиться выделения дополнительных помещений и улучшения условия хранения документов, в связи с чем организация работы по дальнейшей реализации программных мероприятий будет находиться под пристальным вниманием со стороны аппарата Госкомитета. В этих целях проделанная работа в этом направлении будет обобщена и доведена до всех глав администраций. В адрес глав администраций районов и городов, где возникли трудности в реализации программных мероприятий, будут отправлены аргументированные письма, организованы личные встречи руководства комитета с главами.

В предстоящем году будут приняты организационные меры по улучшению режима хранения документов. В этих целях в Центральном государственном архиве будет внедрена инструкция о порядке работы Центрального государственного архива при чрезвычайных ситуациях, составленная на основе примерной инструкции Росархива. Также будет разработана и доведена до муниципальных архивов примерная инструкция о режиме хранения документов. Во всех архивах будут приняты меры по соблюдению нормативных требований режима хранения документов, усилению контроля за движением дел из архивохранилищ.

В Центральном государственном архиве будет организована проверка наличия и состояния дел на различных носителях: на бумажной основе планируется проверить 25700 ед. хранения, фотодокументов - 6080 ед. хранения, микрофильмов страхового фонда - 3649 ед. хр. (роликов), кинодокументов - 78 ед. хр. Документы на пленочных носителях подвергнутся выборочной проверке технического состояния.

Планируется создание страхового фонда на фотодокументы в объеме 100 ед. хр. в полном комплекте. Консервационно-профилактической обработке подвергнутся микрофильмы страхового фонда в объеме 10,0 кадров и страховой фонд на фотодокументы в объеме 200 кадров.

Во всех архивах будет продолжена работа по улучшению физического состояния документов за счет подшивки, мелкого ремонта и простейших видов реставрации. Реставрационные работы предусмотрено проводить в отношении особо ценных документов. В муниципальных архивах работа в этом направлении будет проводиться с документами фондов, прошедших усовершенствование и переработку. Всеми архивами также будет проведена работа по подбору дел по новым шифрам по утвержденным ЭПМК описям, составленным в результате описания, усовершенствования и переработки.

Особое внимание в области обеспечения сохранности документов в наступающем году предполагается уделить работе по выявлению особо ценных и уникальных документов. В Центральном государственном архиве будет организована работа по выявлению уникальных документов предусмотрено, завершение комплекса работ по описям особо ценных документов, рассмотрены в текущем году ЭПМК.

Учет документов в архивных учреждениях будет осуществляться в соответствии с Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации. Продолжится работа по выверке карточек фондов муниципальных архивов с фондовым каталогом. Аналогичная работа будет продолжена в Центральном государственном архиве по 832 фондам архивохранилищ №№ 3,5,6.

В Центральном государственном архиве будет продолжена работа по введению данных в программный комплекс "Архивный фонд". Аналогичная работа будет начата в Центральном государственном архиве общественных объединений.

2.2. Создание информационно-поисковых систем, научная информация и использование документов

В 2006 г. во всех архивных учреждениях будет продолжена работа по созданию и совершенствованию научно-справочного аппарата к документам Архивного фонда, в соответствии с краткосрочными программами развития научно-справочного аппарата. Так, Центральный государственный архив приступит к реализации очередной программы, рассчитанной на 2006-2008 гг. Центральный государственный архив общественных объединений осуществит завершающие работы аналогичной программы. Большинство муниципальных архивных учреждений также продолжит реализацию мероприятий программ совершенствования научно-справочного аппарата фондов органов управления сельским хозяйством и предприятий сельского хозяйства. В связи с тем, что программами создание научно-справочного аппарата к документам личного происхождения в более больших объемах предусмотрено в предстоящем году намеченный объем по созданию информационно-поисковых систем к управленческой документации в сравнении с показателями предыдущих лет несколько занижен. Снижение показателя в данном направлении также объясняется сменой заведующих муниципальными архивами в шести районах, которые из-за отсутствия опыта данный вид работы не предусмотрели.

Совершенствование научно-справочного аппарата будет осуществляться прежде всего в отношении информационных и интенсивно используемых фондов.

Госархив также предусматривает составление исторических справок в соответствии с современными требованиями к ряду фондов I категории, усовершенствование описей которых было проведено в 70-е годы. В муниципальных архивах совершенствование описей фондов предприятий сельского хозяйства будет проводиться с учетом итогов целевой комплексной экспертизы ценности, проведенной в конце 80-х годов, сплошной проверки наличия и состояния фондов и розыска своевременно не принятых дел, что значительно повысит эффективность проводимой работы. При этом комплекс работ в этом направлении будет методически обеспечена комитетом, в отношении малых фондов будет порекомендовано создание объединенных архивных фондов.

С учетом комплектования Центрального государственного архива общественных объединений документами общественных организаций, в силу ряда объективных причин поступающих на хранение по сдаточным описям, в госархиве будет проведено описание документов союза композиторов, общественно-культурного центра, а также агитационных материалов по выборам Президента в 1993, 1997, 2001 гг. и по выборам депутатов Государственной Думы Федерального собрания Российской Федерации. В области развития научно-справочного аппарата в предстоящем году особое внимание будет уделено описанию документов личного происхождения.

Другим основным направлением в развитии научно-справочного аппарата в предстоящем году станет каталогизация документов.

В числе первоочередных мероприятий по развитию системы научно-справочного аппарата продолжает оставаться подготовка архивных справочников. Так, Центральный государственный архив планирует завершить подготовку справочника о документах по личному составу, аналогичный справочник о документах по личному составу муниципальных архивов будет подготовлен Государственным архивом социально-правовой документации.

Центральными государственными архивами в установленном порядке будет продолжена работа по рассекречиванию документов.

По заданию Росархива будет проведен анализ состояния научно-справочного аппарата к документам Архивного фонда.

Продолжится работа по применению информационных технологий в архивном деле. В Центральном государственном архиве планируется в ПК "Архивный фонд" ввести информацию о 450 фондах, 900 описях советского периода, что составит 1,6 МБ. В соответствии с п. 2.6. "Временного порядка автоматизированного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных и муниципальных архивах" намечено завершить заполнение обязательных полей базы данных "Архивный фонд" всех фондов, хранящихся в госархиве и приступить к заполнению полей "Аннотации", "Библиография".

В Центральном государственном архиве общественных объединений в ПК "Архивный фонд" - планируется ввести информацию в объеме 0,2 МБ.

Также архив приступит к заполнению базы данных "Фотоархив" оцифрованными фотодокументами. Планируемый объем составит 0, 88 МБ.

В области публикации и использования документов Архивного фонда деятельность архивных учреждений будит определять важнейшие события в общественно-политической жизни Российской Федерации 190-летия Отечественной войны 1812 г., 60-летие Московской битвы и др. В рамках реализации мероприятий "Программы патриотического воспитания населения."

Важным направлением работы всех архивов остается их участие в реализации государственной политики в области защиты социальных прав и гарантий граждан. В 2006 г. предстоит продолжить работу по исполнению запросов социально-правового характера, в том числе связанных с выполнением федерального закона "О ветеранах", а также в связи с введением нового пенсионного законодательства. Особое внимание будет уделено своевременному исполнению запросов бывших жертв нацизма, в том числе подневольных рабочих Третьего рейха, в связи с выплатой им денежных компенсаций.

2.3. Научно-техническая информация. Повышение квалификации кадров

Социальное развитие коллектива

В современных социально-экономических условиях научно-техническая информация, повышение квалификации кадров архивных учреждений продолжают занимать важное место. В 2006 г. планируется активизировать работу по пополнению сайта "Архивы России" информацией о развитии архивного дела и важнейших событиях архивной жизни.

Информирование работников архивной службы по изучению передового опыта работы архивных учреждений и о новинках нормативно-методического характера будет осуществляться через службу научно-технической информации и информационно-методический бюллетень. Для работников делопроизводственных и ведомственных служб будет доведен сборник методических материалов по организации работы с документами в учреждениях, организациях, на предприятиях, подготовленный в 2005 г. творческой группой Госкомархива. В предстоящем году профессиональная подготовка работников системы Госкомархива будет строиться на основе различных форм работы. С целью сохранения и закрепления кадров архивной службы будут осуществляться мероприятия, направленные на получение специального образования теми работниками, которые его не имеют, но обладают большим опытом архивной работы. Для решения этой задачи будет продолжено сотрудничество с Государственным университетом экономико-технологическим колледжем, которые в соответствии с заключенными договорами о сотрудничестве смогут обеспечить прием нескольких абитуриентов по направлению на учебу от Государственной архивной службы на профильные специальности: "Архивоведение", "Документоведение и архивоведение". В 2006 году планируется расширение форм повышения квалификации работников архивных учреждений. Для работников государственных архивных учреждений будет организован постоянно-действующий семинар с приглашением специалистов - краеведов, социологов, психологов, экономистов для получения информации по вопросам законодательной, правовой базы; вопросам психологии управления; маркетинга и др. Особое значение в предстоящем году будет отведено повышению квалификации кадров реставраторов, обеспечивающих сохранность документов Архивного фонда.

Повышение квалификации работников архивных учреждений на базе Госкомархива будет строиться с учетом дифференцированного подхода к различным категориям работников и направлений их деятельности. В рамках полугодовой и итоговой коллегий будут проводиться занятия по повышению квалификации с заведующими муниципальными архивными учреждениями. Проводимая работа постоянно-действующих курсов повышения квалификации работников делопроизводственных служб и ведомственных архивов министерств, ведомств, учреждений, организаций, предприятий. При проведении занятий значительное внимание будет уделено их методическому обеспечению и практическим навыкам работы с документами. Наряду с централизованной системой повышения квалификации работников архивных учреждений в каждом архивном учреждении будут проводиться занятия по повышению квалификации по направлениям деятельности, согласно планам. Индивидуальные занятия работников архивной службы будут направлены на изучение правовых актов; материалов по обмену опытом, опубликованных в ведомственных изданиях Государственной архивной службы России и Госкомархива.

В предстоящем году планируется проведение очередной аттестации работников государственных архивных учреждений.

В рамках усиления социальной защищенности архивистов будет осуществляться меры по обеспечению социальных гарантий архивных работников, предусмотренных коллективными договорами архивных учреждений.

3. Концепция информатизации архивного дела России

3.1. Основные цели информатизации

Информатизация архивного дела имеет главной своей целью развитие рациональной системы формирования, обеспечения сохранности, всестороннего использования Архивного фонда России и защиту его информационных ресурсов.

Среди основных задач ГАС Российской Федерации важнейшей является обеспечение права граждан на информацию, предоставление им широкого доступа к информационным ресурсам, находящимся в государственных архивах и центрах хранения документации (ЦХД). В настоящее время их использование затруднено как из-за удаленности многих архивов, так и вследствие недостаточно высокого уровня научного описания архивных материалов и их тематической разработки. Создание информационно-поисковых баз данных (БД), электронных копий архивных документов с возможностью удаленного доступа через телекоммуникационные сети и системы позволят расширить доступ к архивной информации.

Внутриархивные БД учетного характера повысят точность сведений и оперативность информирования об объемах и состоянии архивных документов, послужат основой создания автоматизированных фондовых каталогов, различных указателей, списков учреждений-источников комплектования и т.п., в том числе межархивного и общеотраслевого уровня.

Создание комплекса БД по материально-техническому, кадровому и финансовому состоянию федеральных архивов и использование экспертных систем даст возможность повысить обоснованность и эффективность управления и планирования, контроля за реализацией принимаемых решений.

Создание автоматизированного научно-справочного аппарата, баз данных, содержащих электронные копии документов, развитие телекоммуникационных систем улучшит обеспечение пользователей архивной информацией, позволит более оперативно решать вопросы информационного обмена между архивными учреждениями, будет способствовать укреплению взаимодействия архивных учреждений с федеральными и региональными органами государственной власти.

Внедрение и активное использование автоматизированных архивных технологий должны сделать труд архивиста более продуктивным и содержательным, избавив его от выполнения многих рутинных операций. Применение современных информационных технологий позволит увеличить перечень платных услуг, повысить их эффективность.

Использование общероссийских и международных стандартов при автоматизации открывает российским архивам дорогу для интеграции в складывающееся общероссийское информационное пространство, для интенсификации международного сотрудничества.

3.2. Состояние информатизации архивной отрасли

Работы по автоматизации средств поиска архивной информации начались в архивных учреждениях СССР в конце 70-х годов. Была разработана концепция, включившая в себя следующие положения: обоснованной является лишь компьютеризация поиска архивных документов, относящихся к выборочным тематическим комплексам, имеющим особо важное общественно-политическое и народнохозяйственное значение, а также документов, которые наиболее часто запрашиваются исследователями; ввод в систему сведений обо всех архивных документах является слишком дорогим и требует больших трудовых затрат; наиболее целесообразно создание межархивных баз данных. Было принято решение о поэтапном вводе в автоматизированную систему сведений о документах, хранящихся в государственных архивах СССР, на уровне фонда.

В соответствии с этой концепцией была разработана многофункциональная автоматизированная информационно-поисковая система для ряда тематических комплексов архивных документов, которая предназначалась для оперативного справочно-информационного обслуживания потребителей архивной информации, а также для подготовки автоматизированным способом архивных справочников.

В Автоматизированную систему научно технической информации (АСНТИ по документам ГАФ СССР), реализованную на ЕС ЭВМ, вошли около 70 тыс. описаний документов архивов на уровне фонда; базы данных четырех тематических комплексов на начало 1990 г. включали в себя 176 тыс. описаний архивных документов.

Ведение указанных БД позволило накопить значительные информационные массивы в электронном формате, большая часть которых в дальнейшем была переведена на ПЭВМ; к настоящему времени они включают в себя около 250 тыс. записей. Большое значение для дальнейших работ с этими БД имел опыт ведения тезаурусов, составленных из лексических единиц описываемых документов. Также оказался важным опыт классификации элементов тезаурусов, установления между ними отношений иерархии, ассоциации и синонимии.

Появление персональных компьютеров ознаменовало подлинную революцию в использовании ЭВМ и компьютерных технологий, принципиально изменило подходы к информатизации в архивном деле. Мощные, компактные и относительно дешевые компьютеры, снабженные современными программными средствами, предоставили возможность использовать автоматизированные технологии во многих видах работ, ведущихся в архивных учреждениях, осуществлять их более эффективно и с меньшими трудозатратами.

В настоящее время оснащенность государственных архивных учреждений компьютерной техникой неравномерна, ее нельзя признать удовлетворительной. В государственных архивах более половины машинного парка относится к устаревшим моделям (Роботрон, PC XT, PC AT/286).

Почти все архивы, располагающие компьютерами, начали создавать базы данных как тематические, обеспечивающие использование документов, так и по другим направлениям деятельности архивов. В целом по архивам России эти две категории представлены в неравных долях как по количеству БД, так и по их совокупному объему. По числу введенных записей лидирующее место занимают тематические БД - 88.7%, БД учетного характера составляют 10%, оставшиеся 1.3% содержат административно-управленческую информацию. За этими цифрами скрывается совершенно различное состояние по государственным архивам и центрам федерального уровня и архивным учреждениям субъектов Федерации.

Основной масса БД сосредоточена в архивах федерального уровня - 77.6%. По этой группе архивов учетные БД составляют 1.4%, и практически весь объем введенной информации приходится на тематические БД - 98.5%. Иная ситуация сложилась в регионах: объемы учетных и тематических БД примерно одинаковы - 40.0% и 54.3% соответственно. В автоматизированных информационных ресурсах (АИР) архивной отрасли тематические БД федеральных архивов и центров составляют 76.5%.

Приведенная статистика свидетельствует о том, что более раннее начало информатизации в федеральных архивах, их договорные связи с зарубежными партнерами позволили закупать (или получать) технику и обеспечивать частичное финансирование работ по созданию БД. В ближайшее время можно ожидать выравнивания ситуации, поскольку региональные архивы активно приобретают современную технику, пользуясь поддержкой местных администраций, принимают организационные и кадровые решения для интенсивной автоматизации архивных работ, некоторые из них установили договорные отношения с зарубежными партнерами.

Следует констатировать, что в течение ряда лет происходило во многом стихийное развитие информатизации государственных архивных учреждений, что было обусловлено прежде всего отсутствием методической и программной базы для координированного и целенаправленного регулирования процессов информатизации: типового программного обеспечения (ПО) по основным направлениям деятельности архивных учреждений, методических разработок по эффективному использованию компьютерных технологий в архивном деле, стандартов описаний архивных документов в электронном формате, единого по отрасли лингвистического обеспечения (ЛО) баз и банков данных. Поэтому создание перечисленных компонентов информатизации и их внедрение в практику отвечает интересам архивных учреждений Российской Федерации. Настоящая Концепция и разрабатываемая на основе ее положений Программа информатизации позволят перейти к планомерной и методически обоснованной работе по информатизации архивного дела России.

3.3. Основные направления и принципы информатизации

Основные направления информатизации архивного дела вытекают из главных задач и функций учреждений ГАС России:

обеспечение сохранности и государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации (АФ РФ);
комплектование АФ РФ и экспертиза ценности документов;
научно-информационная деятельность архивов, использование и публикация документов АФ РФ;
организационно-методическое руководство и контроль за работой государственных и ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве учреждений.
Значительная регламентация и типизация деятельности архивов, хранящих документы на бумажной основе, создает предпосылки для широкого использования принципа типизации при разработке и внедрении автоматизированных информационных технологических процессов. Существующие особенности в работе архивов с документами на пленочных носителях могут потребовать создания для них специализированных программно-технических комплексов. Наряду с этим в настоящее время уже назрела необходимость выработки концептуальных подходов к организации и технологическим аспектам работы с документами на машиночитаемых носителях. Наиболее важным направлением использования современных информационных технологий в деятельности архивных учреждений является организация учета документов Архивного фонда РФ. С реализацией этого первоочередного направления тесно связано создание автоматизированного справочного аппарата, в котором используется информация, накапливаемая в процессе учета документов.

Второе направление информатизации ориентировано на автоматизированное выполнение работ, связанных с комплектованием АФ РФ. К нему относятся учет учреждений-источников комплектования, информационная поддержка определения состава документов, подлежащих хранению в госархивах.

Третье направление охватывает задачи использования и публикации документов: организацию поступления запросов на архивную информацию, совершенствование процессов поиска, выбора, предоставления и копирования документов, учет выдачи дел исследователям, составление и выдачу архивных справок, учет использования документов. Одним из результатов решения задачи учета использования является обоснование состава страхового фонда и фонда пользования, что в свою очередь относится к задачам, решаемым в рамках направления обеспечения сохранности документов.

Четвертое направление - применение средств автоматизации для проведения научно-исследовательских и методических работ в государственных архивах. Этому способствует использование высокоэффективных общесистемных и прикладных программ, в том числе - текстовых и табличных процессоров, издательских систем, систем управления базами данных, гипертекстовых и мультимедийных технологий, которые позволяют создавать базы данных, содержащие копии документов, сборники архивных документов, справочно-информационные издания.

Пятым направлением информатизации является автоматизация организационно- управленческих функций архивных учреждений. Автоматизированные технологии служат инструментом информационного обеспечения руководства госархивами, анализа их деятельности, состояния архивного дела в регионах. Использование средств ЭВТ и специализированного ПО способствует сокращению трудоемкости и повышению эффективности работ, связанных с управлением архивом. Отдельные задачи имеют локальный характер (управление кадрами, бухгалтерский учет и др.), другие ("Паспорт архива" и т.п.) - реализуются в увязке с задачами, выполняемыми в рамках иных направлений.

Перечисленные направления информатизации тесно связаны по составу исходной информации и решаемым задачам. Поэтому их реализация должна осуществляться в определенной последовательности, обеспечивающей минимизацию затрат ресурсов при получении наибольшего эффекта.

Информатизация архивного дела РФ базируется на следующих основных принципах:

преемственность по отношению к традиционно сложившейся системе государственного учета и НСА к документам АФ РФ, контроля за обеспечением сохранности и учета использования документов;
преемственность в развитии автоматизированных архивных технологий: каждая последующая версия технологии определенного типа позволяет использовать информационные ресурсы, накопленные в рамках предыдущей версии;
системность в реализации технологических и информационных решений как одного архивного учреждения, так и группы архивных учреждений: ААТ представляют собой программно-технический комплекс, обеспечивающий рациональное функционирование связанных баз данных;
внутриотраслевая унификация методов описания, представления, передачи и обработки данных в электронной форме в рамках основных направлений деятельности архивных учреждений;
сопряженность с информационными системами учреждений-источников комплектования и учреждений, являющихся постоянными потребителями архивной информации, с внеотраслевыми системами передачи данных.
3.4. Программное обеспечение по основным видам деятельности архивных учреждений

В условиях широкого внедрения автоматизированных технологий и систем в практику работы архивных учреждений определяющее значение приобретает типизация методов и проектных решений при разработке их технического, алгоритмического, программного, информационного и организационного обеспечения. При разработке таких систем с использованием типовых модулей уменьшаются общие затраты, время разработки и внедрения, увеличивается надежность программного обеспечения за счет многократной его проверки, облегчается обучение и повышение квалификации пользователей. Применение типовых архивных технологий обеспечивает совместимость БД, созданных различными архивными учреждениями, возможность объединения их в единую архивную информационную сеть с горизонтальными связями между архивными учреждениями одного уровня и вертикальными связями между архивными учреждениями разных уровней.

Создание региональных автоматизированных фондовых каталогов, централизованных архивных баз данных, таких как Центральный фондовый каталог, Государственного реестра культурного наследия России (в части уникальных документов АФ РФ), БД по зарубежной архивной Россике, БД по архивной библиографии и др. невозможно без внедрения типовых архивных технологий. Типовые технологии позволят пользователю с одинаковой легкостью работать в различных архивах, не затрачивая времени на переобучение.

Использование типовых технологий обеспечит оперативный и надежный обмен информацией между госархивами и органами управления архивным делом, что важно для принятия своевременных и обоснованных управленческих решений. Типовые технологические решения, совместимые с развивающимися региональными и федеральными информационными системами, позволят быстро и качественно удовлетворять запросы органов законодательной и исполнительной власти.

Единые технологические принципы, учитывающие международные стандарты, предоставят возможность для активного и полноправного участия российских архивов в международных архивно-библиотечных системах и сетях.

Информационная поддержка основных видов деятельности государственных архивов и центров документации осуществляется путем создания типового ПО, его внедрения, практического использования комплекса взаимосвязанных БД. В оптимальном варианте эти БД функционируют в локальной вычислительной сети (ЛВС) архивного учреждения как комплекс локальных или распределенных баз данных. Ядром этого комплекса является БД, содержащая сведения (на уровне фонда и описи) учетного характера, по сохранности архивных материалов, о составе и содержании документов. Эта ключевая БД может быть практически реализована в виде локальной или распределенной базы данных (с горизонтальным или вертикальным распределением массивов) в зависимости от объема документов архива, видов технического оснащения, расположения хранилищ.

К типовому ПО для госархивов и центров хранения документации относится программное обеспечение для БД по работе с учреждениями-источниками комплектования, по учету архивных документов и контролю за их сохранностью, по учету использования документов архива; для органов управления архивным делом - ПО для баз данных "Фондовый каталог", "Паспорт архива". Все перечисленные БД связаны с ключевой базой данных либо непосредственно в процессе их функционирования, либо по характеру и форматам общей для БД информации.

Оптимальным вариантом для обеспечения единой политики в области информатизации в общеотраслевом масштабе является разработка и тиражирование по всем архивам одного и того же ПО для каждого из указанных видов БД. Для реализации этого подхода в настоящее время нет принципиальных препятствий. Проведенный анализ материалов анкетирования архивных учреждений, изучение структур существующих БД показал, что БД сходной направленности имеют в своей основе сходные наборы показателей при одинаковой их трактовке. Перевод накопленной информации в новые БД является вопросом технически несложным.

Архивы, начинающие информатизацию с работы в принятом для отрасли типовом программном обеспечении, автоматически используют стандартизированные наборы показателей и форматы данных.

Состав типового ПО определяется существующими нормативно-методическими документами, регулирующими деятельность архивных учреждений, характером сложившихся внутриотраслевых информационных потоков. Вместе с тем он может быть расширен на основе практики работы с архивными документами.

Архивное учреждение, принявшее решение о разработке собственного программного обеспечения вместо использования типового, включает в структуру информационных файлов стандартизованный перечень полей и предусматривает процедуры их преобразования в принятый по отрасли формат для обеспечения возможности их передачи в другие БД. Однако этот путь является менее рациональным с точки зрения материальных и интеллектуальных затрат.

Ближайшие перспективы информатизации диктуют не только необходимость создания типового ПО для госархивов, но и взаимосвязанных комплексов типового ПО для архивных учреждений разного уровня в цепочках "госархив - орган управления архивным делом субъекта Федерации - Росархив", "федеральный архив - Росархив".

3.5. Лингвистическое обеспечение

Лингвистическое обеспечение баз данных включает в себя разнообразные языковые средства представления данных (классификаторы, словари, тезаурусы) и лингвистические процессоры, обеспечивающие обработку текстов. Наибольшее значение в настоящее время для информатизации архивного дела имеют классификаторы.

Для адекватного и стандартизованного описания и результативного автоматизированного поиска архивной информации необходимо применение классификаторов, единых по архивной отрасли. Эффективное использование документов на машинных носителях (ДМН) возможно лишь в случае совпадения лингвистического обеспечения архивных и внеотраслевых БД. Архивная отрасль оказывается связанной с общим состоянием процесса стандартизации лингвистических средств в стране.

В настоящее время, как свидетельствуют материалы Национального доклада "Автоматизированные информационные ресурсы России. Состояние и тенденции развития" (1995), интенсивное создание баз данных в различных отраслях породило большое число локальных языковых средств, которые слабо стыкуются между собой и не учитывают международные стандарты в соответствующих областях. Деятельность по созданию и ведению общероссийских классификаторов, систем кодирования, нормативных словарей практически не ведется. Слабо связаны между собой разработки в области тезаурусов, специальных словарей и классификаций. Существующий разнобой в классификаторах значительно осложнит описание и использование ДМН после их передачи на государственное хранение.

Проблема создания лингвистического обеспечения для архивной отрасли существует и в отношении модификации единых схем классификации документной информации, различных тезаурусов и нормативных словарей, причем особенно остро - в связи с созданием совместимых БД госархивов и центров хранения документации.

Создание и ведение общероссийских схем классификации является проблемой национального масштаба и требует решения в рамках специальных государственных программ. Специалистам отрасли предстоит провести исследования в области языковых средств, используемых в архивной отрасли, принять участие в работах по созданию классификаторов, тезаурусов, нормативных словарей документной информации.

Необходимо централизованное ведение (подготовка, постоянное пополнение, уточнение и периодическая рассылка в архивные учреждения для замены устаревших вариантов) общеотраслевых автоматизированных схем классификации, нормативных словарей названий учреждений и организаций, географических названий и т.п. В последнем случае оптимальным вариантом является создание базы данных по административно-территориальным преобразованиям в России и СССР, которая при огромном самостоятельном значении для научной и практической архивной работы, могла бы служить также лингвистическим обеспечением для автоматизированного справочного аппарата.

3.6. Архивные документы на нетрадиционных носителях

К настоящему времени в учреждениях и организациях накоплен значительный массив документов на магнитных носителях, подлежащих приему на государственное хранение. Эти массивы представляют собой числовые и текстовые банки и базы данных, проектно-конструкторскую документацию, тексты компьютерных программ и т.п. Следует констатировать, что архивная отрасль не готова к работе с ДМН в силу большой сложности проблем, в том числе и финансового характера, решение которых необходимо для обеспечения приема, хранения и использования таких материалов.

Основным фактором, определяющим специфику указанных документов и порождающим трудности в их использовании, является то обстоятельство, что ДМН, в отличие от документов на традиционных носителях, неразрывно связаны с программным обеспечением (при более общем подходе - с информационной технологией), в рамках которого они создавались и трансформировались. Информационные технологии подвержены стремительному, а иногда - и революционному изменению. Крупнейшие производители ПО стараются обеспечить в своих новых продуктах преемственность по отношению к ранним версиям и возможность конвертации данных из одного формата в другой, однако это не решает проблем в отношении материалов многолетней давности, баз данных со связанными файлами, организации процедур переиндексации и т.п. Необходимо также учитывать, что значительный объем НТД на магнитных лентах создавался с помощью уникальных систем автоматизированного проектирования (САПР), работавших в устаревших операционных системах.

Динамичное развитие и смена поколений компьютерной техники привели к тому, что сегодня уже практически невозможно прочесть некоторое материалы, созданные 5-10 лет назад, если они не были своевременно переведены на современные носители в форматно независимом виде. Специфика ДМН, взаимозависимость и сложность указанных проблем выдвигают необходимость разработки и осуществления специальной программы, предусматривающей проведение научных исследований, создание нормативно-методической базы по работе с ДМН, организации специализированных архивных учреждений или подразделений, укомплектованных квалифицированным персоналом, создание адекватной технической и программной базы.

Необходимо провести обследование создаваемых ДМН, не имеющих копий или аналогов на традиционных носителях, определить используемое программное обеспечение, применявшиеся форматы представления данных, лингвистическое обеспечение. Следующим этапом должно стать определение номенклатуры ДМН, принимаемых на государственное хранение, критериев и порядка проведения экспертизы ценности документов. Следует найти принципиальные подходы к решению этих вопросов, поскольку решение по аналогии с документами на традиционных носителях повлечет за собой комплектование множеством разнородных материалов с неопределенной перспективой их использования. Предварительный анализ показывает, что в этом случае предстоит значительная работа по созданию специфического справочного аппарата к полученным материалам, включающего описание ПО, информационного массива, лингвистического обеспечения, документов вспомогательного характера. Обеспечение сохранности в этом случае сведется в основном к периодическому копированию всей информации, записанной на единичном носителе, проблему же чтения информации пользователь должен решать самостоятельно.

Другой подход предусматривает намного более активную роль архивистов в организации приема на государственное хранение и использования документов. Осуществляется прием на хранение достаточно ограниченного круга больших массивов машиночитаемой информации простой структуры, имеющих очевидную социально-экономическую значимость - первичных данных демографических переписей, социологических обследований и т.п. Принимаемые материалы, созданные в рамках любого ПО, переводятся силами самих архивистов в определенный формат, единый для всех ДМН такого рода. По запросу пользователю передается копия материалов на магнитном носителе в формате, принятом в архиве для этих материалов, или предварительно архивисты проводят конвертирование информации (на договорных условиях) в формат, удобный для пользователя. Накопленный зарубежный опыт показывает, что второй подход, в отличие от первого, обеспечивает активное использование ДМН, облегчает доступ к архивным материалам, открывает широкие возможности их передачи по телекоммуникационным сетям или распространения на оптических дисках. Доступность материалов такого типа может быть расширена за счет исключения из передаваемых пользователю данных, идентифицирующих респондента - в этом случае сведения не подпадают под законодательство о тайне личной жизни. Наконец, третий подход в более отдаленной перспективе может быть реализован с помощью создания и повсеместного внедрения унифицированных информационных технологий в ДОУ и т.д., которые применялись бы учреждениях-источниках комплектования, а также в читальных залах архивов.

Указанные подходы существенно различаются по критериям отбора документов на госхранение, порядком комплектования, организацией и процедурами обеспечения сохранности и использования, и соответственно, необходимыми финансовыми затратами, обеспеченностью техникой и программными средствами, требованиями к специализации и квалификации персонала. Весьма перспективным и активно развивающимся направлением информационной индустрии является в настоящее время создание гипертекстовых систем. С появлением технологий мультимедиа и включением аудио- и видеоматериалов в гипертекстовые системы можно говорить о системах, содержащих гипермедиа (или гиперзаписи), т.е. интегрирующих в одной системе документы, содержащие текстовую, графическую, звуковую и визуальную информацию. Освоение принципов и технологии создания гипертекстовых систем специалистами архивной отрасли полезно в двух аспектах. Во-первых, необходима разработка с участием архивистов методических рекомендаций (приближающихся к стандарту) по созданию систем навигации (точнее, той части систем, которая является метабазой) для того, чтобы при передаче гипертекстовых систем на государственное хранение данные метабазы могли быть включены в состав справочного аппарата архива.

Создание и тиражирование гипертекстовых систем найдет применение в деятельности ОЦНТИ, в сфере архивных научных исследований, в работе органов управления архивным делом с нормативно-методическими документами.

Существующий разнобой в ведомственных правилах создания, накопления и представления информации неизбежно отразится на проблемах комплектования архивов ДМН, способах их описания, хранения и использования. Фактически государственные архивы являются той узловой точкой, в которую должны прийти все разнотипные и разноплановые ДМН и где проблемы совместимости и стандартизации предстанут в самом концентрированном виде.

Анализ научных и экспериментальных исследований за рубежом показывает, что в области информационных технологий все более отчетливой становится перспектива перехода к цифровым методам создания фонда пользования и страхового фонда, при одновременном расширении доступа к архивным материалам по телекоммуникационным системам. В качестве носителя оцифрованной информации выступают оптические диски (ОД), на современном этапе являются наиболее емким и сравнительно дешевым средством хранения информации, долговечным и удобным в использовании.

Оцифрование архивных документов дает возможность качественно изменить систему работы пользователей, то есть практически совместить их работу с НСА и архивными документами. Получающий все большее распространение автоматизированный многоаспектный тематический поиск позволяет идентифицировать нужный документ, который можно просмотреть на экране и или получить копию его факсимильного изображения на бумаге или в виде файла. Вариант с получением электронной копии документа надежен также при доступе с удаленного терминала с помощью телекоммуникационных сетей.

Использование ОД и технологий мультимедиа открывает новые перспективы в публикаторской деятельности архивов: становится возможным в одном издании соединить текстовые, графические, фото-, фоно- и видеодокументы.

Ориентация на использование методов оцифрования в архивном деле получает подкрепление в виде ряда объективных факторов, общих для современного уровня технологического развития, и специфичных для ситуации в стране: совершенствование и одновременное снижение стоимости компьютерной техники и носителей, развитие программного обеспечения, развертывание компьютерных сетей происходит одновременно с повышением стоимости материалов для создания СФ и фонда пользования традиционными методами.

Необходимо проведение комплекса экспериментальных работ по внедрению технологий оцифрования и хранения на оптических дисках архивных документов, в т.ч. разработка требований к выбору номенклатуры архивных документов различных типов, подлежащих оцифрованию, выбор или разработка оптимальной системы автоматизированного поиска изображений на оптическом диске, разработка технологических инструкций по экспериментальному оцифрованию архивных документов различных типов, выбор и адаптация программ распознавания текста. Одним из результатов этой работы может явиться дополнение Правил научной публикации исторических источников разделом, регулирующим подготовку к изданию архивных материалов в электронной (оцифрованной) форме.

3.7. Международное сотрудничество

Международное сотрудничество в сфере информатизации архивного дела призвано способствовать внедрению прогрессивных информационных технологий в архивную практику, развитию связей с зарубежными архивистами и пользователями, укреплению материальных ресурсов информатизации.

Сотрудничество со странами ближнего и дальнего зарубежья включает в себя:

налаживание деловых связей, организацию обмена материалами по проблемам информатизации архивного дела, обмен специалистами с целью ознакомления с опытом работы по информатизации;
тесное взаимодействие с архивными и научными организациями, проводящими исследования в области новых информационных технологий, технологических аспектов доступа к архивным материалам, участие в международных научных семинарах и симпозиумах;
установление деловых контактов с крупнейшими организациями, осуществляющими накопление, хранение и широкое использование ДМН;
сотрудничество со странами ближнего зарубежья в разработке общих стандартов описания архивной информации;
реализацию совместных проектов по применению современных информационных технологий в российских архивах.
В информатизации архивного дела исключительно важная роль принадлежит широкомасштабным экспериментам, которые дают материал для совершенствования разработанных технологий, а также закладывают основу для принятия принципиальных решений по новым направлениям информатизации.

Экспериментальные исследования сопряжены с большими финансовыми вложениями и трудозатратами без гарантии их высокой отдачи. Поэтому целесообразно подходить ко всем совместным международным проектам, в которых используются автоматизированные технологии, как к полигонам для апробации новых технологических решений в рамках российской архивной системы и на российском материале. Такой подход предполагает самое активное участие российской стороны в планировании не только содержательных, но и технологических аспектов проекта: выбор решений, обеспечивающих совместимость создаваемых автоматизированных информационных ресурсов и их описаний (метабаз) с ранее созданными и разрабатываемыми ААТ; анализ информационных, технических, программных, экономических результатов; подготовка для отечественных архивистов полного аналитического обзора хода и итогов проведенной работы; выработка рекомендаций по предмету проекта; в отдельных случаях, если это целесообразно и не запрещено договором по проекту - внедрение технологических решений в практику работы архивных учреждений.

Вместе с тем необходим критический и взвешенный подход к изучению зарубежного опыта информатизации архивного дела. Во-первых, в путях и методах информатизации в каждой стране присутствует влияние традиционной национальной системы комплектования, обеспечения сохранности, описания и использования архивных материалов. Во-вторых, наиболее крупные и известные сейчас базы и банки данных проектировались для программных и технических средств, которые к настоящему времени в определенной мере устарели. Произведенные ранее значительные затраты на ПО и оборудование, накопление информационного массива в старых форматах создают инерционность в использовании информационных технологий, препятствуют своевременному внедрению новейших достижений в этой области. Необходимо принимать во внимание, что выбор программного обеспечения, создание информационных технологий, принятие тех или иных стандартов определяются не только их эффективностью, но накопленными АИР, маркетинговой деятельностью фирм-производителей ПО и компьютерной техники, самодовлеющим стремлением к национальным приоритетам.

Важной частью международного сотрудничества в сфере информатизации является взаимодействие с архивными учреждениями бывших советских республик. Предпосылкой эффективного сотрудничества служат общие основы организации архивного дела и работы с архивными документами. Использование в России и странах ближнего зарубежья одних и тех же или совместимых ААТ, общих стандартов будет способствовать интенсивному информационному обмену и взаимному пополнению АИР, более полному удовлетворению потребностей органов государственной власти, граждан в архивной информации, развитию и совершенствованию связей между архивными службами. Сотрудничество со странами ближнего зарубежья может осуществляться в рамках двусторонних или многосторонних соглашений, включающих в себя вопросы предоставления и использования ААТ; организации взаимного обмена архивной информацией в электронной форме; стандартизации представления информации, коммуникативных форматов и протоколов передачи данных; ведения многоязычного лингвистического обеспечения БД; ведения и использования в режиме удаленного доступа централизованных баз и банков данных.

 

Заключение

Основные организационные мероприятия Госкомархива будут направлены на усиление роли государственной архивной службы в общественно-политической и экономической жизни РФ. Большое значение в этой связи приобретает статус самого госкомитета, как межведомственного органа, призванного регулировать все вопросы, связанные с процессами, происходящими информационно-документационной сфере. Поэтому основной упор в работе будет сделан на совершенствование законодательной и нормативно-методической базы деятельности архивных учреждений и в целом развития архивного дела. Это предполагает более активное участие Госкомархива в нормотворческой деятельности.

Напрямую с изменениями в законодательстве об административной ответственности госкомитет связывает и укрепление и совершенствование структуры государственной архивной службы. Так, получив столь значительную правовую базу, предстоит в ближайшее время решить вопрос о создании специального органа – архивной инспекции, призванной осуществлять непосредственный контроль за соблюдением действующего законодательства в области архивного дела.

По-прежнему одной из самых приоритетных задач развития архивного дела является усиление взаимодействия Госкомархива РФ и архивных учреждений с органами исполнительной власти и местного самоуправления. При этом взаимоотношения с ними должны будут приобрести новое качество. Важное значение здесь будет придаваться не только уже сложившимся и вполне отлаженным формам взаимодействия в виде проведения совместных заседаний коллегиальных органов, совещаний и семинаров, но и такому направлению, как информационная поддержка и участие архивных учреждений в президентских и отраслевых государственных программах, в том числе: по военно-патриотическому воспитанию граждан; по сохранению и развитию культуры, искусства и кинематографии; по развитию образования; по управлению кадрами и др.

В 2006 г. не останутся без внимания и вопросы организационно-методического руководства деятельностью муниципальных архивов. В связи с этим планируется увеличить количество выездных заседаний коллегии по проблемам развития архивного дела в городах и районах. Будет также продолжена начатая в 2005 г. работа по проведению встреч, совещаний и семинаров по вопросам организации работы с документами в учреждениях, организациях и на предприятиях районного звена. Это будет способствовать усилению влияния Госкомархива на развитие архивного дела на муниципальном уровне. Важным моментом в отношениях Госкомархива с органами местного самоуправления должна стать разработка и подписание соглашений о разграничении полномочий в сфере архивного дела между госкомитетом и администрациями городов и районов.

В числе приоритетных задач 2006 г. – проведение организационных мероприятий по реализации государственной программы “Архивы России. 2006-2008 гг.”, осуществляемой в развитие подпрограммы “Архивы России” федеральной целевой программы “Культура России (2006-2008 годы)”. При этом 2006 г. рассматривается как период создания нормативно-правовой и методической базы для дальнейшего осуществления намеченных программой мероприятий.

Первостепенное внимание будет уделено и вопросам укрепление межархивных связей с соседними регионами в рамках уже заключенных и предполагаемых к заключению соглашений о сотрудничестве в области архивного дела. Планируется подписание соглашений о всестороннем сотрудничестве в области архивного дела, обмене научно-методической, информационной, архивоведческой и др. литературой между архивными учреждениями.

Деятельность госкомитета будет направлена на выполнение основных направлений развития архивного дела на 2006 г. Этой задаче будет подчинена деятельность коллегии и других совещательных органов Госкомархива. На заседаниях коллегии будет рассматриваться вопросы совершенствования работы по обеспечению сохранности и государственному учету архивных документов, привлечения внебюджетных средств на развитие архивного дела и укрепления материально-технической базы архивных учреждений.

На начальном этапе информатизации система информационных технологий неизбежно в значительной степени копирует сложившуюся традиционную "бумажную" технологию работы с документами, дублирует устоявшуюся схему внутри- и межотраслевых информационных потоков. По мере увеличения автоматизированных информационных ресурсов, их вовлечения в активный оборот, "врастания" в архивную практику информационных технологий столь же неизбежна трансформация структуры и интенсивности информационных потоков, форм, методов и показателей архивной деятельности, видов работы пользователей. Эти факторы, а также прогресс в развитии компьютерной техники и технологии определяют необходимость постоянной и высоко-эффективной работы по информатизации архивного дела России.

 

Список литературы

Постановление Правительства Российской Федерации от 17.06.2004 № 290.

Алпатов Г. Е. Общая методика внедрения системы маркетинга на предприятии. - Текстильная промышленность – 1994.

Аникеев С. Н. Методика разработки плана маркетинга. — М.: Информ-студио, 1996. - С. 74.

Ансоф И. Стратегическое управление / Сокр. пер. с англ. — М.: Экономика, 1989. - 519 с.

Архивы России. М., 2005.

Введение в рыночную экономику: Учебное пособие / Под ред. А. Я. Лившица, И. А. Никулиной. - М.: Высшая школа, 1995. - 447 с.

Все о маркетинге. - М., 1992. - 177 с.

Гончарук В.А. Маркетинговое консультирование. - М.: Дело, 1998

Жуков В. Н. Основы маркетинга по курсу “Основы внешнеэкономических связей”. Конспект лекций. - М: МТИ, 1991.

История и компьтер, 1996, №16.

Котлер Ф. Основы маркетинга. - М.: Экономика, 1992. - 712 с.

Котлер Ф. Управление маркетингом. - М: Экономика, 1980.

Лапин Н. И. Наши ценности и реформы в кризисной России. // Социол. исследования. 2003. № 2.

Макхэм К. Управленческий консалтинг / Пер. с англ. - М.: Изд-во "Дело и Сервис", 1999.

Маркетинг информации Архивного фонда Российской Федерации. Справочно-методическое пособие М., 1995.

Маркова В. Д., Кравченко Н. А. Бизнес-планирование. — Новосибирск: ЭКОР, 1994. - 32 с.

Посадский А.П., Хайниш С.В. Консультационные услуги в России .М.: Финстатинформ", 1995.

Розенберг У. Историки, архивисты и проблема социальной памяти на рубеже нового столетия.- В кн.: Исторические записки. М., 2000, №3(121).

Управленческое консультирование. / Под ред. Милана Кубра . В 2-х т. Пер. с англ. М.: СП "Интерэксперт", 1992.

Электронный регистр "Зарубежные потребители информации".- М., 1998. Деп. в СИФ ОЦНТИ ВНИИ документоведения и архивного дела, ФАП – 589.

Ясперс К. Духовная ситуация времени. М., 1990.
[/sms]