Последние новости
07 дек 2016, 23:23
Чтобы остановить кровопролитие в Алеппо, нужно проявить здравый смысл, сказал...
Поиск

» » » » Реферат: Деловой человек в командировке


Реферат: Деловой человек в командировке

Реферат: Деловой человек в командировке Только в поездках можно оценить власть над нами обслуживающего персонала. Разумеется, с точки зрения обеспечения удобств. Чем больше внимания (даже просто на словах) Вы проявите к обслуживающему персоналу, тем лучше для Вас. Если это станет правилом, то вести дела и жить Вам станет легче. Любезный официант быстро подаст Вам блюдо, услужливая горничная - сменит постель. Отправляясь в поездку или командировку, помните, что Вы должны оправдать ожидания начальства, ведь командировка - не для развлечений. Не забывайте, что Вы являетесь лицом фирмы, которую представляете.
[sms]Ваш багаж должен быть лёгким и компактным, а это значит: максимальное количество возможных комбинаций при минимальном количестве одежды. Не опаздывайте в аэропорт или на вокзал - человек в деловом костюме, бегущий за поездом, выглядит нелепо. Если Вы не знакомы с соседями по салону самолёта, лучше с ними не разговаривать. Планируйте свой приезд хотя бы за день до встречи, чтобы непредвиденная задержка рейса не нарушила Ваши планы.

Стоит ли переплачивать за гостиницу? Стоит, если Вы собираетесь принимать в номере деловых партнёров (в этом случае номер должен быть как минимум двухкомнатным) или Ваше положение в деловом мире не позволяет выбрать отель классом ниже. Для частых поездок в одни и те же места хорошо бронировать номер заранее в уже известной Вам гостинице, где Вас будут знать как постоянного клиента.

Если Вы часто летаете самолетами, наладьте хорошие отношения с сотрудниками служб авиакомпаний по работе с клиентами. Заранее приезжайте в аэропорт (примерно за час до вылета). Помните, что чем крупнее авиакомпания, тем лучшее обслуживание она Вам предложит. Старайтесь не планировать полёт в часы пик (в восемь утра и пять часов вечера). Лучшее время для полёта - середина дня. На всякий случай (если не знаете, в какое время полетите) забронируйте билеты на два-три разных по времени вылета рейса. Не читайте в самолете, а отдыхайте или спите.

Чтобы справиться со сменой часовых поясов, поспите в самолете. Постарайтесь быстро приспособиться к новому часовому поясу (в идеале на акклиматизацию требуется два дня, но их обычно нет). При кратких поездках забудьте о времени часового пояса и старайтесь к нему подготовиться заранее (например, выспавшись до поездки). Ешьте поменьше или вообще не ешьте, если командировка длится не более суток.

Откажитесь в командировке от спиртного. Ведите ежедневные записи встреч, имён и Ваших поездок. Потом они могут пригодиться. Если в командировке Вы пользуетесь чьим-то оборудованием или кабинетом, перед отъездом обязательно преподнесите хозяину небольшой подарок. Не делайте в командировке ничего, что могло бы доставить Вам или фирме неприятности. Не устраивайте в гостиничном номере вечеринок, не давайте пользоваться своей комнатой чужим людям, Вам и самому понадобятся покой и уединение. Если не хотите общаться с другими постояльцами, закажите себе еду в номер. Никогда не ведите важные переговоры в своей комнате, ведь и у стен есть уши.

Неотъемлемая часть этикета на Западе - это чаевые.

Западные стандарты чаевых следующие: таксистам - 10-15% от оплаты за проезд, коридорным - 1 доллар за сумку; горничным - 1-2 доллара за день. Отдавая обувь в чистку, положите чаевые в конверт, поставив его рядом с выставленными за дверь туфлями.

Если Вы отправляетесь в командировку не один, необходимо помнить о некоторых правилах этикета: младший всегда уступает старшему (по положению и возрасту) лучшее место в любом транспорте. Нельзя отвлекать партнёра по командировке длинными разговорами на личные темы, ведь у Вас деловая поездка. Один партнёр может взять на себя обязанность по оплате всех расходов и ведению отчётности. Если же Вы обедаете отдельно, попросите официанта занести эти расходы в счёт оплаты номера. Необязательно проводить всё свободное время со своими коллегами, прибывшими с Вами: Вы можете пообедать отдельно, только заранее предупредите их об этом.

Иногда приходится проживать в гостях. С хозяевами можно и надо проводить какое-то время, но недопустимо нарушать их режим и порядок. Соблюдайте заведённые в их доме правила. Пригласите хозяев пообедать с Вами в ресторане. Перед отъездом преподнесите им подарок. В этом случае действуют все правила, установленные светским этикетом.

Когда Вас командировали на конференцию или совещание, Вы обязаны посещать все заседания и делать записи выступлений. Старайтесь, чтобы затраты на Вашу поездку оправдались, - Ваша фирма платит не за развлечения. Не злоупотребляйте гостеприимством организаторов мероприятия, чтобы не навредить своей репутации. Не опаздывайте на совещания. Представьтесь присутствующим при первом своём появлении. Имейте при себе запас визитных карточек. Будьте вежливы и дружелюбны по отношению к окружающим. Отметьте прекрасно прочитанный доклад или хорошо проведённое заседание. Если на совещании или конференции присутствует Ваш партнёр (или Ваша супруга), обязательно познакомьте его (её) с коллегами. Приложите все усилия, чтобы они почувствовали себя членами коллектива. Не носите именную табличку (badge) за пределами места проведения конференции. Если Вы пообещали кому-либо прислать материалы, сделайте это сразу же по возвращении из командировки. Хороший тон - отправить письмо с поздравлениями по поводу отлично проведенной конференции.

6.17. Подарки и сувениры в деловой сфере

Нередко в деловой сфере приходится дарить и принимать сувениры и подарки, что улучшает деловые связи, демонстрирует благожелательное отношение, свидетельствует о хороших взаимоотношениях коллег по работе.

Любой подарок приносит радость. Это его главная и неоспоримая особенность. Выбор подарка должен быть осознанным.

Обмен подарками между деловыми людьми на Западе распространён не так широко, как на Востоке. Но небольшой сувенир всегда примут с благодарностью, особенно если Вы знаете своего партнёра достаточно хорошо, чтобы подарить что-то соответствующее его интересам и вкусам. Лучше подобрать недорогой, но подходящий подарок, чем дорогой и безвкусный.

Этикет предполагает, что во время первой встречи подарки преподносят хозяева, а не гости.

При последующих встречах обмен ими становится обязательным, особенно если Ваши партнёры с Востока. Это делается в интересах укрепления дружественных связей.

Выбор сувенира или подарка - дело нелёгкое, главное, чтобы он был дорог виновнику торжества. Даже у самого незначительного, но преподнесённого с особым смыслом, достаточно шансов стать самым важным подарком и запомниться надолго.

Прежде всего следует помнить, что подарок должен соответствовать предпочтениям того человека, которому его выбирают. При этом не забывайте, что Вы дарили ранее. Повторно преподносить можно лишь цветы, шоколадные наборы и спиртные напитки.

Подарки официальным лицам, деловым партнёрам, родственникам, друзьям или знакомым имеют свою специфику.

Только друзьям и близким родственникам можно дарить личные вещи: галстук, сорочку, дамскую сумочку, духи, губную помаду и т.п.

Коробку дорогих конфет, коньяк, шампанское, набор марочных вин уместно подарить знакомым.

Не дарят иконы, жемчуг, носовые платки.

Пособия по этикету всего мира настойчиво напоминают: никому и никогда не дарите часы, зеркала и ножи - на Западе и на Востоке это плохая примета.

Неразумно дарить животных.

Осторожным надо быть с посудой - многие опасаются таких подарков.

Денежный подарок допустим, но не всегда уместен. Руководитель, коллеги по работе могут вручить деньги юбиляру. Друзья, близкие родственники могут преподнести молодоженам деньги. Денежные подарки всегда вручаются в конверте.

Если Вы затрудняетесь в выборе подарка для дамы, то универсальным подарком будут цветы.

Во времена Екатерины II был разработан "Реестр о цветах", где красный цвет означал любовь, зелёный - надежду, голубой - верность, жёлтый - измену, чёрный - печаль. В старину вместо писем присылали цветы. Пришлют красный тюльпан - Вас любят, красную розу - давайте помиримся, красную гвоздику - не видеть, не слышать Вас не хочу, незабудку - Вас помнят, лилию - о Вас тоскуют, колокольчик - меньше болтайте, лопух - очень уж Вы навязчивы.

8 марта принято дарить весенние цветы: ирисы, нарциссы, подснежники, мимозу, тюльпаны. Но если Вы намерены в этот день объясниться в любви, то подарите своей возлюбленной красные розы.

Свадебный букет должен быть небольшим и служить лишь дополнением к платью невесты.

С рождением ребёнка преподносят два букета: большой и маленький, символизирующие мать и дитя.

На юбилей виновникам торжества вручают корзину из роз в таком количестве, сколько лет юбиляру.

Следует помнить, что в России и Эстонии букет должен состоять из нечётного числа цветов (чётное - для печальных случаев). Если Вы посылаете корзину цветов или букет, не забудьте приложить визитную карточку или записку с добрыми пожеланиями.

Мужчинам цветы не дарят, за исключением юбилеев.

Женатый мужчина не дарит цветов девушке, а женщина - мужчине.

Подарок будет смотреться гораздо теплее, если его украсить монограммой с эмблемой Вашей компании либо с инициалами лица, которому предназначается подарок.

Особый случай - отказ от подарка. Это очень ответственный поступок, который может быть мотивирован исключительно принципиальной позицией или бестактностью дарящего.

Подарок - это зеркало дарящего, даже если при покупке стараются не проявлять свой характер.

Правила хорошего тона не обязывают человека, получившего подарок, отплачивать тем же. Можно в ответ и не покупать подарок, тем более превышающий по стоимости полученный презент. Можно преподнести небольшой сюрприз, который не выходил бы за рамки приличия.

Что же касается сувениров и подарков в официальной среде - для того, чтобы приобрести имидж воспитанного и учтивого человека, даже в самой строгой организации следует знать определённые правила этикета. Но для начала дадим разграничение понятий "подарок" и "сувенир".

В чём различие между сувениром и подарком? Подарок - это то, что дарят, а цель сувенира (souvenir - напоминать) - напомнить о какой-либо встрече или событии.

Подарки может делать: сотрудник - сотруднику; коллеги - сотруднику; сотрудники - шефу (руководителю); руководитель - секретарю; фирма - сотрудникам; фирма - фирме.

В современной деловой практике принято дарить подарки по случаю: юбилейной даты в деловой жизни сотрудника; юбилейной и других значительных дат в жизни фирмы; государственных праздников (День независимости и пр.); общемировых праздников (Новый год, Рождество и т. д.); личных праздников в жизни сотрудника (свадьба, новоселье, получение диплома); деловой встречи с зарубежными партнёрами (в этом случае первыми подарки преподносят представители принимающей фирмы); в некоторых других случаях.

Любой подарок прежде всего должен напоминать о работе и вписываться в окружающую обстановку, т.е. быть недорогим и неброским, даже в достаточно преуспевающей фирме. Чтобы преподнести более дорогой подарок, нужен весомый повод. В разряд весомых поводов относят бракосочетание, юбилей, повышение по службе и т.п.

В различных организациях предусмотрены обязательные подарки, в качестве которых могут выступать поздравительные открытки с пожеланиями сотрудникам организации, фирмы от лица руководителя. Подобный подарок повысит авторитет первого лица в глазах коллег. Такие открытки принято подписывать собственноручно руководителем предприятия или главой фирмы. Подобные поздравления делаются по случаю общенародных праздников, а также на дни рождения и памятные события членов коллектива. Поздравительные открытки с юбилеем сотрудников следует дополнить букетами цветов.

Сотрудничество с другими компаниями и фирмами, зачастую с иностранными, предполагает приглашение различных делегаций. В таких случаях презенты преподносят хозяева предприятия, а не гости. Предпочтительнее преподносить подарки, содержащие символику фирмы и города, где располагается эта фирма.

В качестве подарков принято использовать:

· записные книжки;

· ежедневники;

· деловые календари;

· авторучки;

· пепельницы;

· значки (в наборе);

· брелоки для ключей;

· зажигалки и другие предметы, которые можно использовать

в основном на рабочем месте.

Хорошим подарком будет гравюра, эстамп, книга (подарочное издание) с репродукциями картин известных художников и т.п., если она имеет отношение к интересам того сотрудника, которому предназначен подарок.

Официальным лицам, иностранным партнёрам великолепным подарком может стать небольшая авторская картина, поскольку наши художники всегда в моде. Можно подарить картину. Чаще всего это картины молодых, начинающих авторов.

Допускается дарить спиртные напитки, однако необходимо помнить, что они должны быть в фирменной картонной коробке. Крепкие спиртные напитки не принято дарить женщине.

Что можно подарить иностранным деловым партнёрам в первый приезд? - Сувенир, имеющий национальный характер. Любой партнёр с Запада будет рад палехской или федоскинской шкатулке, жостовскому подносу, гжельской керамике, дымковской глиняной игрушке. Матрёшки, балалайки и самовары дарить не стоит - их за рубежом уже достаточно много.

В ходе последующих приездов делегаций и с той и с другой стороны в качестве подарков выступают различные предметы из стекла, керамики, дерева, сладости и т.п.

В деловом общении цветы уместны всегда, и если в более ранних рекомендациях по этикету можно было прочитать, что упаковку с цветов полагается снимать при дарении, то сегодня этого можно не делать, так как дорогая упаковка часто составляет с цветами единую композицию.

Хорошо, если подарок будет украшен дарственной подписью. Сотрудники, решившие сделать подарок своему коллеге, например, кофейную пару для кофе-паузы, могут заказать соответствующую надпись, которая будет напоминать о дружеском отношении коллег.

Деловым партнёрам неэтично дарить личные вещи. Подарок должен быть упакован в коробку, коробка может быть завёрнута в красивую обёрточную бумагу (или оставлена без неё) и обвязана лентой.

В знак уважения и особого внимания подарок обычно вручается двумя руками, с лёгким поклоном (исключение составляют мелкие предметы, например коробка с авторучкой); принимается подарок также двумя руками.

Получивший подарок, согласно установленным правилам этикета, должен его развернуть, то есть снять упаковку (но не с цветов!), достать подарок из коробки, выразить умеренное удовольствие, восхищение подарком и снова положить подарок в коробку.

Уместнее всего выбрать тот подарок, который можно использовать в служебной обстановке. Иногда к подарку прикладывается так называемый адрес, подписанный коллегами или руководством фирмы. Обычно вручение адреса носит торжественный характер и приурочено к празднованию юбилейной даты фирмы или лица достаточно высокого уровня управления. В остальных случаях высокий стиль текста может быть "разбавлен" некоторыми юмористическими вкраплениями, да и весь поздравительный текст может носить шутливый характер, если подарок вручается, например, по случаю бракосочетания сотрудника.

Какова же должна быть стоимость подарка, чтобы он выполнял функцию напоминания, вызывал приятные ассоциации и при этом не был замаскированной взяткой? В мировой деловой практике этот вопрос решён следующим образом: стоимость подарка, преподнесённого кем-либо сотруднику из внешнего по отношению к данной организации мира, не должна превышать 20 долларов США.

При выборе подарка для коллеги (т.е. внутри организации) диапазон стоимости шире - подарок может быть и дороже и дешевле.

Некоторые крупные фирмы Запада разрешают своим сотрудникам принимать подарки "со стороны" на сумму не более 50 долларов. Что касается российской деловой практики, здесь затруднительно определить верхний предел стоимости, поскольку это может быть расценено, как взятка, зачастую обязывает того, кому сделан подарок, к ответным действиям и свидетельствует о безграмотности дарящего (или протокольной группы фирмы) в вопросах делового этикета.

Как быть сотруднику, получившему подарок, который, по существу, представляет взятку? В том случае, если подарок вручён лично, следует поблагодарить за внимание, а затем сказать: "К сожалению, я не могу принять подарок по причине его высокой стоимости". Если подарок прислан по почте или доставлен специально выделенным лицом, его следует отправить обратно с запиской такого же содержания.

В последние полтора-два десятилетия в регламентирующих протокольные дела документах некоторых фирм появилось указание о том, что в случае получения подарка высокой стоимости сотрудником последний не должен его возвращать дарителю, а обязан передать в казначейский отдел фирмы, соответствующим образом оформив акт передачи.

А теперь - о подарках фирме. Они должны быть снабжены дарственной надписью. Обычно такие подарки не носят утилитарной направленности. В любой фирме в кабинете первого лица (или в других кабинетах менеджеров высокого уровня) есть специальные полки и шкафы, где размещены памятные подарки, сделанные фирме по различным поводам.

Когда подарок предназначается для подношения на деловых встречах, носящих международный характер, протокольная группа должна изучить национальные и культурные особенности страны - участника деловой встречи, досконально узнать, что принято и что не принято дарить в той стране, из которой приехал бизнесмен или политик, каковы особенности самого процесса дарения и личные интересы и склонности того, для кого подбирается подарок, иначе желание сделать эту встречу менее формальной может привести к противоположному результату.

Дарение в современной деловой практике распространено повсеместно, однако необходимо рекомендовать потенциальным дарителям консультироваться с протокольной группой своей фирмы, даже в случаях, когда подарок предназначен для сотрудника своего коллектива, ибо практически в каждой фирме сегодня есть протокольная группа или сотрудник, хорошо знакомые с нормами делового этикета, способные дать необходимую консультацию по вопросам дарения сувениров и подарков.

6.18. Служебный этикет и здоровье

Отчего мы устаём на работе? Только ли от напряжения, которого требует дело само по себе? Попробуйте проанализировать свой трудовой день, и Вы почти наверняка убедитесь, что не меньше, чем работа, Вас утомляли и нервировали чья-то необязательность, неслужебные разговоры, мелкие конфликты, неприятные инциденты.

Неумение вести себя так, как того требует служебная обстановка, отсутствие доброжелательного внимания к коллегам, сдержанности, деликатности подчас способны уронить авторитет человека, даже обладающего хорошими профессиональными знаниями. Сотрудники - это люди, которые трудятся рядом, делают общее для всех дело, и всем членам коллектива, какую бы должность они ни занимали, надо уметь сотрудничать друг с другом.

"Я с ним не сработался" - такое оправдание различных служебных трений в ходу. А ещё существует формулировка, которую записывают в трудовую книжку при увольнении: "Уволен по несогласию с руководством". А ведь если дело требует совместных действий, "сработаться" люди должны. И могут, если захотят. Неуживчивость, амбициозность, упрямство часто объясняются недостатком воспитания, пренебрежением элементарными нормами служебного этикета.

Этикет - не формальность, а необходимость. Это тот неписаный свод правил, который помогает ориентироваться во взаимоотношениях с людьми, не совершить оплошности, не попасть в неловкое положение самому и не поставить в такое положение другого. Деловой этикет предписывает нам тот стиль общения, те нормы вежливости, которые способствуют созданию здоровой морально-психологической атмосферы в коллективе, и соблюдение этих норм от каждого требует максимума собранности и внутренней самодисциплины.

С чего начинается деловой этикет? Пожалуй, с внешнего вида. Деловой стиль - это стиль подтянутый, не спорящий с модой, но и не идущий на её острие.

Учтём это, но не забудем и того, что не следует на работе обсуждать стиль одежды другого, разве уж если он очень несовместим с профессиональными функциями. Тогда об этом следует сказать, но в деликатной форме и наедине.

Точно так же (и в ещё большей мере) не подлежат обсуждению подробности личной жизни коллег по работе.

А как же общественное мнение? Оно, несомненно, очень важно и может играть огромную воспитательную роль, если примет достойную форму выражения. Руководствоваться можно простым и чётким правилом: не говорить за спиной человека ничего такого, что Вы не могли бы сказать ему прямо.

Совместная работа немыслима без диалога, без необходимости обращаться друг к другу. И первое, что мы говорим, появившись на работе, это, конечно, "Здравствуйте!". Непременно с приветствия должен начинаться Ваш рабочий день. Улыбка или кивок головой, "добрый день" или "привет"... Даже если с кем-то из коллег Вас связывает близкая дружба, поцелуям в щечку и личным беседам в офисе не место.

Здороваться необходимо независимо от того, в каких отношениях находятся люди, симпатизируют они друг другу или нет.

Первым здоровается входящий - таково правило. И, кстати, если накануне создалось между ним и кем-то некое напряжение, то именно это короткое, обязательное приветствие часто помогает снять его безболезненно для самолюбия.

Просто "здравствуйте", больше ведь мы ничего не сказали.

Отчего же на капельку солнца прибавилось в мире?

Отчего же на капельку радостней сделалась жизнь?

Эти стихи В. Солоухина точно отражают те особенности психологического воздействия, которое оказывают на нас простые, привычные и как будто незаметные формулы вежливости.

Здороваться за руку необязательно, а если в комнате работает несколько человек, то и не нужно.

Тактичная форма общения, отказ от неуважительности, панибратства - обязательное требование служебного этикета. Оно не отменяется и тогда, когда надо выразить неудовлетворение и даже покритиковать.

Искусство делать замечания - тонкое искусство. Замечание должно быть, разумеется, справедливо по существу, компетентно, конструктивно, чтобы человек понял, что именно он сделал неверно и как исправить ошибку. Для этого можно найти любую форму, вплоть до беззлобной шутки и лёгкой иронии. Язвительность, грубость, награждение нелестными эпитетами оскорбительны и именно потому достигают цели гораздо хуже, чем замечание, сделанное в корректной форме.

Грубое слово - сильный отрицательный раздражитель. И прав врач-психиатр Б. Драбкин, писавший: "Если бы в служебном разговоре дело дошло до драки, и человеку сломали бы руку или вывихнули челюсть, виновника травмы немедленно посадили бы на скамью подсудимых. Но почему-то мирятся с тем, когда, общаясь, люди наносят друг другу увечья не менее страшные, чем физические травмы".

Какое бы ни было у человека настроение, какие бы напряжённые ситуации ни складывались у него дома, на службе, он обязан быть корректным, не навязывать никому своих переживаний и тем более не пытаться на ком-то "сорвать зло". Иногда это делается, конечно, бессознательно, но в том и состоит хорошее воспитание, чтобы не терять контроля над собой.

Нужно ли в деловом общении соблюдать субординацию? Безусловно. Демократический стиль руководства этого не отменяет. Не могут быть забыты и те особенности, которые должно иметь общение старшего и младшего, мужчины и женщины.

Взаимоотношения людей, работающих вместе, их связи и контакты сложны, многоплановы. В любом коллективе есть работники более знающие и менее знающие, более способные и менее способные. Воспитанный человек не позволит себе подчёркивать своё превосходство. Нескромность люди прощают труднее, чем многие другие недостатки. И понятно почему: кто возвышает себя, тот сознательно или бессознательно принижает других.

Этика не терпит высокомерия, её закон - дружеская взаимопомощь и поддержка. Надо уметь радоваться успехам других. Иным людям это даётся труднее, чем сочувствие неудачам. Но только сочетание способности "сопечалиться" и "сорадоваться" можно назвать истинной чуткостью и вниманием к людям.

Служебный этикет предполагает не только внешнюю вежливость, но и деловую обязательность, точность. Неэтично, неуважительно по отношению к коллегам опаздывать на совещания или деловые встречи, небрежно делать какую-то часть совместной работы, сваливая её на других, забывать о мелких поручениях, обещаниях что-то выяснить, кому-то помочь.

Если в Вашем присутствии сослуживцы разговаривают на личные темы, воздержитесь от искушения вмешаться в беседу, как бы она Вас ни заинтересовала. И напротив, если Вы чувствуете себя неловко, Вы можете вежливо сказать об этом.

Вполне естественно, что Вам захочется приукрасить рабочее место в соответствии со своими вкусами. Проявляйте сдержанность, особенно если Вы делите кабинет с коллегой. Дурным тоном считается подчёркивать свои религиозные или политические убеждения.

Иными словами - соблюдение служебного этикета помогает личному успеху и авторитету, успеху всего коллектива Вашей фирмы или организации. [/sms]

12 сен 2008, 12:56
Читайте также
Информация
Комментировать статьи на сайте возможно только в течении 100 дней со дня публикации.