Последние новости
03 дек 2016, 15:27
Украинские силовики стягивают минометы, танки и реактивные системы залпового огня (РСЗО)...
Поиск



» » » » Реферат: Деловое письмо, факс, телекс


Реферат: Деловое письмо, факс, телекс

Реферат: Деловое письмо, факс, телекс Немногим более ста лет назад в домах почти каждого россиянина рядом с самыми необходимыми книгами - Библией, молитвенником, толкователем снов - лежал письмовник. Сборник образцов писем на все случаи жизни - образцы поздравительных и деловых, любовных и официальных писем был настольной книгой, ведь писать письма друг другу было любимейшим занятием культурных людей.

К концу ХIХ века появились соперники письма: сначала телеграф, затем телефон, радио, и, наконец, на сегодня - это телевизор, факс и сотовая радиосвязь.

Мы разучились писать письма - и личные и деловые. Нередко мы пишем письма многословные или же, напротив, чересчур краткие, иногда агрессивные и всегда - с массой грамматических ошибок.
[sms]Казалось бы, письма, тем более деловые, обречены на исчезновение.

Между тем в мировой практике существуют специальные пособия по корреспонденции.

Письмо было и остаётся средством документирования информации, ибо такие источники информации, как телефон и сотовая радиосвязь, не оставляют материальных следов, а переписка - это юридически безупречные доказательства как пославшего письменное сообщение, так и его получателя.

Чтобы достичь успеха, нужно научиться точно, ясно и грамотно излагать свои мысли, планы и аргументы своим партнёрам.

Деловое письмо должно быть безукоризненным во всех отношениях: даже мелкое несоблюдение правил может сделать письмо неправомочным с юридической точки зрения. Правильно написанное, хорошим языком, на фирменном бланке деловое письмо - одно из слагаемых Вашего успеха.

Если это не первое письмо к Вашему партнёру, его следует начать с вежливой ссылки на последнее полученное от него письмо. Это не столько дань уважения, сколько уведомление о том, что письмо получено и дальнейший диалог строится на его основе.

Если же Вы пишете своему партнёру впервые, необходимо начать с представления своей организации, её целей и задач, которые она ставит перед собой в сфере деятельности. Ещё лучше приложить к письму буклет с подробной информацией о Вашем предприятии или фирме. Текст должен быть не слишком объёмным и написан на языке Вашего партнера или на английском языке.

В чём же преимущества деловых писем?

Преимущества деловых писем заключаются в следующем:

- с их помощью фиксируется информация, на которую можно сослаться впоследствии;

- они позволяют планировать, отбирать и правильно оформлять Ваши мысли;

- дают возможность вести довольно сложные и трудоёмкие дела;

- при необходимости могут служить свидетельством в судопроизводстве;

- могут быть средством передачи конфиденциальной информации.

Формы написания деловых писем практически одинаковы для всех стран. Существует определённый этикет составления корреспонденции. За рубежом ему придаётся большее значение, чем у нас:

- на полученное письмо следует дать ответ в течение недели;

- письмо с благодарностью за оказанное гостеприимство отправляется примерно через неделю после отъезда;

- письмо с поздравлениями по случаю какого-либо приятного события высылается в течение недели со дня получения сообщения об этом событии;

- письмо с выражением соболезнования высылается в течение десяти дней с момента получения сообщения о печальном событии. При этом следует использовать только траурные конверты (с черной подкладкой изнутри). Такое письмо требует особой сердечности и не терпит банальных выражений;

- поздравления, благодарности, соболезнования и ответы на них пишутся всегда от руки и только ручкой.

Деловые письма пишутся исключительно на белой бумаге и только на лицевой стороне листа. Если Вы не уместили текст на одной странице, продолжайте на следующей. Не экономьте бумагу - используйте новый лист даже для одной фразы. Избегайте более трёх переносов подряд.

В последнее время всё более популярным становится цельноблочный стиль, при котором абзацы начинаются вровень с левым полем страницы. При этом, чтобы отделить один от другого, каждый новый абзац печатается не через два, а через четыре интервала.

Деловое письмо зарубежному партнёру должно быть составлено на языке адресата. При невозможности это сделать допустимо составление письма на английском языке как наиболее распространённом в деловом мире. Направление письма на русском языке (кроме случаев, когда Ваш партнёр свободно владеет им) крайне нежелательно, так как могут возникнуть трудности с переводом. Письмо должно быть кратким.

Конверт

На конверте должен быть указан полный и точный адрес получателя Вашей корреспонденции. Его принято печатать заглавными латинскими буквами.

При переписке с иностранными партнёрами с первой позиции адреса - Кому? - указываются фамилия адресата, его должность и полное название фирмы:

Mr. Richard D. Schenck,

Managing Director,

BMC Management Consulting.

Допустимо при указании должности использовать сокращения:

Mr. R. Schenck, Mgr.,

BMC Management Consulting.

Если же фамилия должностного лица неизвестна, то адресат указывается следующим образом:

The Managing Director,

BMC Management Consulting.

Во второй позиции адреса - Куда? - указываются номер дома, название улицы, название города. При отправлении письма в Англию необходимо указать графство, в США - название штата. В самом конце указывается название страны:

6584, So. Clarkson St., 242, Vauxhall Bridge Road,

Littleton, Colorado 80121, London SWIV 1 AU,

USA U. K.

Если письмо вкладывается в конверт с прозрачным окошком, то адрес пишется один раз - в левом верхнем углу письма. При этом письмо складывается таким образом, чтобы адрес получателя просвечивался через окошко конверта.

Адрес отправителя на конверте обычно не указывается, но при необходимости его можно написать на обратной стороне конверта. С января 1997 года Россия перешла на европейскую систему адресования: имя, фамилия, дом, улица, город, страна.

Заканчивается письмо словами благодарности за сотрудничество и выражением надежд на его продолжение. И непременно: "Искренне Ваш", "С уважением" и т.п.

Не следует недооценивать воздействия, которое оказывает на делового человека внешний вид Вашего письма: использование уже забытой на Западе механической машинки будет свидетельствовать о Ваших возможностях.

Письмо

Деловое письмо пишется на бланке фирмы-отправителя, на котором изображена эмблема фирмы, помещены её полное название, почтовый и телеграфный адрес, номер телефона, телефакса и банковские реквизиты.

Иногда на бланках можно увидеть логотип - рисунок или знак, который легко связать с Вашей компанией или учреждением.

Бланк может быть напечатан жирным шрифтом, может быть в цвете - главное, чтобы он был эффектным и производил впечатление на получателя. Вот почему не стоит экономить на разработке и печати фирменных бланков.

Лучше всего расположить адрес предприятия, компании, номер телефона и т.п. вверху, а фамилию директора и регистрационные данные - внизу.

В противном случае заголовок получателя получится таким длинным, что Ваше письмо будет начинаться, чуть ли не с середины листа.

Как составить план письма. Продуманное письмо помогает достичь гораздо больших результатов, чем составленное небрежно!

Прежде всего необходимо собрать весь нужный фактический материал: просмотреть соответствующие архивные материалы и другую информацию. И помните: от любого письменного заявления чрезвычайно трудно отказаться впоследствии, если окажется, что Вы где-то допустили неточность. Решите, о чём Вы будете писать, кто будет читать письмо.

Выбирая стиль письма, рассмотрите следующие пункты:

кому Вы направляете письмо;
почему нужно именно письмо;
чего Вы хотите добиться этим письмом;
не используйте поучающий тон;
не пишите "красиво";
не будьте излишне официальны или излишне фамильярны;
не употребляйте слов, значения которых Вы не знаете;
не требуйте. Лучше предлагайте.
Каждое письмо должно содержать: вступление - самый первый абзац знакомит с темой всего письма; главную часть - её следует делить на абзацы, в каждом из которых освещается определённая тема; заключение - последний абзац суммирует содержание письма и заканчивается просьбой или обещанием, в зависимости от содержания.

Каждое предложение должно быть предельно кратким, не следует "растекаться мыслию по древу".

Написав черновик письма, отложите его в сторону на некоторое время, а потом, редактируя текст, посмотрите:

есть ли лишние слова, которые можно вычеркнуть;
получилось ли письмо кратким, достигнет ли оно цели;
будет ли Ваша реакция на письмо такая же, какой Вы ожидаете от получателя?
После этого можно печатать письмо "набело".

Большинство компаний используют листы формата А4.

Лучше всего расположить адрес предприятия, компании, номер телефона и т.п. вверху, а фамилию директора и регистрационные данные - внизу. В противном случае заголовок получателя получится таким длинным, что Ваше письмо будет начинаться чуть ли не с середины листа.

Надпись на бланке должна не только содержать важную информацию, но и быть понятной, привлекающей внимание и создавать хорошее впечатление о компании или учреждении, которые она представляет.

Всё более популярным становится цельноблочный стиль, при котором абзацы начинаются вровень с левым полем страницы.

Структура делового письма

В последнее время структура делового письма значительно упростилась, хотя по-прежнему существуют общие правила, которые необходимо соблюдать.

Под термином "стандартное расположение" мы понимаем такое расположение, когда каждая строка начинается от левого поля.

Старомодное выделение абзацев и центрирование заголовков, рассыпанная, как конфетти, по всему листу пунктуация отнимают много времени и не являются необходимостью делового письма со стандартным расположением строк.

1. Заголовок бланка компании, предприятия.

2. Ссылки. Слова "ваша ссылка на" ставятся только в том случае, если предыдущее письмо от данного адресата содержало эту ссылку. "Наша ссылка" обычно состоит из инициалов отправителя и секретаря/оператора. Можно добавить исходящий номер документа.

3. Дата. Письмо всегда должно быть датировано. Окончание (наращение) после даты, записанной цифрами, не ставится (например, 7 ноября, а не 7-го ноября).

4. Любое специальное сообщение, например, "Вниманию руководителя...", "Срочно" или "Секретно", "Конфиденциально".

5. Имя и адрес получателя (внутренний адрес). Каждый пункт адреса пишется с новой строки. Название города выделяется прописными (заглавными) буквами.

6. Приветствие или обращение. Лучше всего начинать письмо личным обращением, например, "Уважаемый м-р Джонсон!" (а не "уважаемый господин", если это письмо иностранному партнёру) или "Уважаемый Николай Павлович!" (обращение по имени-отчеству).

Наиболее часто применяют нижеследующие обращения:

Sir, (:) К государственным чиновникам

Sirs, (:)

Dear Madam, (:) Менее формальное обращение

Dear Sir, (:)

Dear Sirs, (:) К деловым людям

Gentelmen, (:)

Dear Mr. Brown, (:) Менее формальное обращение к лицам,

которых Вы знаете лично

Dear Ms. Walters, (:)

7. Вступление.

8. Основной текст письма, разделённый на абзацы (с отбивкой между ними).

9. Заключительная формула вежливости. Она должна соответствовать приветствию. Например: "Искренне Ваш" или: "С искренним уважением". Письмо, начинающееся со слов "Уважаемые господа!", должно заканчиваться выражением "С совершенным почтением".

Заключительная формула вежливости зависит от официального статуса лица, к которому Вы обратились:

Yours very truly, К деловым людям и государственным

чиновникам

Very truly Yours,

Yours faithfully,

Yours respectfully,

Yours sincerely, К коллегам

Сordially Yours, К друзьям и знакомым

Yours,

Sincerely

10. Название предприятия или компании можно указать сразу же после заключительной формулы вежливости.

11. Имя отправителя и его (или её) должность.

Подпись располагается под заключительной формулой вежливости. Она должна быть собственноручной, независимо от того, написано письмо лично Вами или продиктовано секретарю:

Yours truly,

(личная подпись)

R. Schenck, MANAGING DIRECTOR

BMC MANAGEMENT CONSULTING

Если письмо подписано кем-то другим, то должно быть указано "по поручению" или "от имени" такого-то: pp. = per pro (on behalf of):

Jones and Co. pp. A. Smith

(по поручению Джонса и Ко подписал А. Смит)

Если после написания письма срочно надо сообщить о событиях, которые произошли позже, то в этом случае в конце письма ставится P.S. (постскриптум) и дописывается необходимая информация. После постскриптума снова ставится подпись.

Если вы отправляете вместе с письмом какие-либо документы, то следует их перечислить после слова Enclosure (приложение), сокращенно - Encl:

Encl: Contract

(Приложение: Контракт)

Деловое письмо складывается текстом внутрь, но лучше его не сгибать, а пересылать в большом плотном конверте.

12. Указания на приложения. В этом пункте сообщается, что к письму прилагаются какие-либо документы или материалы (или сообщение о том, кому направлена копия письма). Если отправитель не хочет информировать получателя, что ещё кому-то послана копия, только на копии, остающейся в документах предприятия, компании, ставятся буквы "bс" (blind сору [blaI nd kכрI ] - "слепая копия"), за которыми следует фамилия лица, получившего копию.

Типы деловых писем

Письмо-просьба. Просьба формулируется кратко и точно. Если есть необходимость дать некоторые пояснения, сделайте это по возможности сжато. Непременно подчеркните личную заинтересованность и заранее поблагодарите за её исполнение. В ряде случаев письмо целесообразно закончить припиской: "Заверяем Вас, что предоставленная Вами информация будет использована строго конфиденциально".

Письмо-извещение посылается из вежливости (благодарность за скорый ответ, выражение готовности к сотрудничеству и т.п.) или же в качестве вполне определённого информационного сообщения. Под таким письмом вполне достаточно подписи референта или секретаря.

Письмо-напоминание направляется в тех случаях, когда не удаётся с помощью телефонных переговоров или личного контакта своевременно получить желаемый результат. Его цель - тактично напомнить о необходимости выполнить взятые обязательства. И лишь при крайне обострившейся ситуации можно намекнуть на санкции, которые могут затем последовать.

Письмо-подтверждение чаще всего является гарантией данных ранее обещаний или уже оговоренных условий. Такое письмо выполняет не столько юридическую, сколько моральную функцию - выражает готовность поддержать предложения адресата. Нередко оно служит подтверждением своевременного получения документов, материальных ценностей, договорных бумаг.

Письмо-претензия близко к рекламации, хотя и не имеет столь явно выраженного характера. Это как бы официальное предупреждение. В нём должны содержаться следующие данные: основания для предъявления претензии, сами претензии, конкретные требования стороны, предъявляющей претензии (замена некачественной продукции, уценка, возмещение убытков и т.п.).

Письмо-отказ - это ответ на претензию клиента или партнёра. Правильно написанное, оно помогает, несмотря на отказ, поддерживать нормальные отношения с клиентом.

Начало письма должно нести нейтральный комментарий, в котором Вы перечисляете то, с чем согласны, затем - объяснение причин отказа. Концовка должна быть позитивной. Даже если невозможно удовлетворить высказанную претензию, следует выразить готовность к продолжению сотрудничества.

Письмо-извинение. Время от времени возникает необходимость послать письмо, содержащее извинения по какому-нибудь поводу. Обычно такое письмо содержит изложение причин, по которым внезапно что-то срывается: важная встреча, участие в конференции, присутствие на торжественном мероприятии и т.п. В ряде случаев такое письмо направляется после предварительного уведомления по телефону.

Гарантийное письмо является особой формой письма и направляется как обязательство оплаты за покупку, услуги и т.п. В нём указывается конкретно вид операции, которую предстоит произвести. Заканчивается письмо фразой: "Оплату гарантируем. Наш расчётный счёт (указываются полные банковские реквизиты)" и обязательно имеет две подписи: руководителя и главного бухгалтера.

Циркулярное письмо. Иногда возникает необходимость разослать большое количество одинаковых писем в несколько адресов (например, дочерним фирмам, филиалам), или рекламу Вашей продукции, или приглашение на научную конференцию (письмо "циркулирует" - распространяется среди различных людей). Все копии должны быть идентичны. Часто вместо даты (число, месяц, год) письмо содержит ссылку "Дата на почтовом штемпеле" или указываются только год и месяц, что даёт большую свободу при отправлении письма. Нет необходимости указывать внутренний адрес и имя получателя, хотя иногда это делается для придания письму более личного характера. Рассылаются такие письма руководящей (головной) организацией за подписью руководителя по общим вопросам. При этом личная подпись обязательна на первом экземпляре, а на остальных - факсимиле.

Обращение в каждом из таких писем стандартное. Меняется только основной текст. Все экземпляры писем, остающиеся в делах организации, должны иметь подлинные подписи должностных лиц. Любое из этих писем можно отправить по почте, но идти оно будет долго, и его получение адресатом не гарантировано. Надёжнее воспользоваться услугами международной курьерской почты. В этом случае Вы можете быть совершенно уверены в том, что оно дойдет и будет вручено под расписку в точно указанное время.

Подготовка циркулярного письма. Подготовьте его тщательно, чтобы оно как можно меньше напоминало "почтовый хлам";

- убедитесь, что отрывной купон (если он есть) составлен чётко и понятно, иначе Вам вернут неполную информацию;

- для копирования используйте хорошую технику: некачественные копии создают невыгодное впечатление;

- воспользуйтесь шаблонами писем, если они есть в Вашей программе обработки данных, - тогда Ваше письмо будет иметь более индивидуальный характер.

Если Ваше письмо не помещается на одном листе, необходимо подготовить продолжение, но не на бланке, а на обычном листе.

Письма, связанные с проблемами расчётов. Многие проблемы расчётов связаны с предприятиями, компаниями или частными лицами, которые не могут либо не желают оплачивать свои счета. Хорошо составленное письмо неплательщику может привести к желаемому результату.

Существуют следующие случаи написания писем:

- Оспаривание счёта;

- Взыскание долга;

- Последнее предупреждение;

- Выяснение недоразумений по счетам;

- Извинение за путаницу в счетах;

- Извещение сотрудников об изменении зарплаты.

Письма по кадровым вопросам. Ни одна организация или компания не может обойтись без служащих, и деловые отношения со служащими не менее значимы, чем отношения с другими людьми.

Но порой приходится брать на себя обязанность подготовки писем по дисциплинарным вопросам - о предупреждении или даже об увольнении с работы. В этих случаях необходимо иметь как развитое чувство сострадания, так и деликатность, ведь люди, которым мы пишем подобные письма, такие же ранимые существа, как и мы сами.

Существует следующие виды писем по кадровым вопросам:

- Об отказе в приёме на работу;

- О приёме на работу;

- Положительная рекомендация;

- О первом предупреждении;

- О втором предупреждении;

- Об увольнении с работы;

- О повышении в должности.

Письма, затрагивающие сложные проблемы. В чём же, собственно, заключается сложность писем, ведь иное письмо, написать которое одному человеку покажется сложным, для другого не составит никаких проблем, и наоборот?

Иногда довольно соблазнительно, особенно в письмах-жалобах, прибегнуть к грубому и оскорбительному стилю. Случайно может проскользнуть саркастическое или двусмысленное замечание, но откровенная грубость неприемлема ни в каких деловых письмах, даже если положение дел выводит Вас из себя.

Существуют следующие виды писем, затрагивающих сложные проблемы:

- Претензионное письмо-жалоба

- Разбор жалобы, полученной предприятием или компанией

- Прекращение деловых отношений

- Просьба о предоставлении банковского кредита

- Сочувственное письмо

- Письмо-извинение

Итак, приведём минимальный перечень ситуаций в деловой жизни, которые принято сопровождать письменными сообщениями:

· поздравление (в связи с юбилейной датой, по случаю бракосочетания, получения нового служебного назначения и т.п.). С днём рождения письменно поздравляют только при наступлении круглой даты;

· соболезнования по соответствующему случаю (только от руки);

· выражение благодарности за приём (на следующий день), за подарок, поздравления (лучше от руки);

· в других подобных случаях.

Подпись под деловым письмом всегда делается от руки; факсимиле в деловых письмах не допускается, так как свидетельствует о неуважении к адресату или об отсутствии к нему интереса.

Почтовая бумага должна быть хорошего качества разного формата - от стандартного А4 до небольшого А8. Цвет бумаги - только светлый: белый, кремовый, светло-серый и т.п.

Деловые письма могут быть выполнены и на обычной бумаге, без эмблемы фирмы, но писать письма на почтовой бумаге, к примеру, отеля, где остановился сотрудник организации, не следует, так как на бумаге будет эмблема отеля, а не фирмы, которую он представляет.

До сих пор мы говорили об общих правилах написания и нормативах оформления деловых писем. Дадим теперь некоторые рекомендации по их содержанию.

· Деловое письмо должно быть написано чётко, фразы должны легко читаться, нежелательно большое количество причастных и деепричастных оборотов, недопустимы назывные предложения, риторические вопросы, метафоры и прочие средства выразительности речи. Рекомендуется традиционное, классическое (с точки зрения грамматики) построение фраз: подлежащее - сказуемое - обстоятельство места и т.п., минимум прилагательных, почти полное отсутствие местоимений.

· Если в письме затрагивается несколько вопросов, они по смыслу должны быть отделены один от другого.

· Стиль делового письма - деловитость.

· Деловое письмо должно быть предельно коротким, в этом случае оно лучше воспринимается.

· Грамматика - и орфография, и лексика - должна быть безупречной.

· Короткое, грамотное, логичное деловое письмо - знак уважения к адресату.

Деловое письмо должно производить впечатление безупречности во всём:

· безупречный стиль;

· безупречное правописание;

· безупречная бумага, на которой отпечатано письмо;

· безупречный шрифт (разборчивый, не имитирующий рукописный, достаточно жирный);

· безупречное расположение текста: наличие широких полей, оформление "в край", т.е. без абзаца, поскольку в современных деловых кругах печатание "в край" считается более официальным;

· страницы нумеруются, начиная со второй.

При всей кажущейся простоте и надёжности письма этот метод установления контактов имеет и свои "подводные рифы", прежде всего - низкий коэффициент полезности одного письма.

Статистика показывает, что вероятность получения ответа на одно письмо составляет не более 5-8%.

По этой причине опытные служащие, бизнесмены, начинающие дело, рассылают письма одновременно в несколько адресов, а через несколько дней звонят своим адресатам.

Но коэффициент полезности писем может быть гораздо выше, если автор письма, обращаясь к адресату, просит его о небольшом одолжении - одолжении, которое вызывает у адресата чувство своей значительности.

Обмен деловой информацией по факсу

Несколько слов о том, какие существуют правила для отправления названных выше деловых писем по факсу (отправлять ли письмо по факсу или в конверте почтой - этот вопрос решается в зависимости от обстоятельств и желания деловых партнёров).

Если письмо отправляется по факсу, то его первая страница такова:

Date:

Time:

To:

Fax no:

Company:

Number of pages including:

If you do not receive all the pages please call or fax.

Это означает: дата (день, месяц, год отправки сообщения); время; кому отправляется сообщение (имя и фамилия адресата); номер факса адресата; организация, которую он представляет; традиционные формулы "количество страниц сообщения, включая первую страницу" и "если Вы не получили все страницы сообщения, пожалуйста, позвоните по телефону..." вписывается номер телефона) или "передайте по факсу" (даётся номер используемого факса). После этого пишется слово "comments" (комментарии) и далее идёт текст.

Деловое письмо, отправляемое не по факсу, подписывается от руки, как все прочие виды писем.

Последнее, что необходимо сказать, характеризуя современную деловую переписку, - на все письма принято давать ответ, даже если ответ отрицательный или адресат затруднился с ответом (суть ответа в данном случае должна быть именно такая - "затрудняюсь с ответом"). Сроки ответа, существующие в деловом мире, также должны быть выдержаны. Отсутствие ответа или нарушение сроков будет воспринято как неумение вести дела должным образом, и последствия этого не замедлят сказаться.

Кроме деловой корреспонденции, курсирующей между организациями, существует и внутриорганизационная переписка.

Для внутреннего обмена информацией используются как фирменные бланки, так и простая бумага.

Содержание внутренней переписки может быть различным, существуют лишь некоторые общие правила:

· письмо должно быть лаконичным;

· обязательно проставляется дата;

· никаких личных инсинуаций во внутренней переписке;

· следует осторожно относиться к информации, которая, будучи выведенной за пределы организации, может повредить последней;

· разборчивая подпись обязательна.

В остальном рекомендации по внутриорганизационной переписке совпадают с изложенным ранее.

Телекс

Международная связь ТЕЛЕКС является сетью коммутируемых телеграфных связей и предназначается для обмена сообщениями и ведения документальных переговоров между абонентами. Она объединяет абонентов более 100 стран мира. ТЕЛЕКС СНГ - составная часть международной сети. Существуют и другие сети для передачи телеграфных сообщений, однако для нашей страны ТЕЛЕКС - практически единственная доступная международная сеть.

Телексом также принято называть международную телеграмму, которую можно отправить по сети ТЕЛЕКС прямо из своего офиса, если у Вас есть канал и соответствующий аппарат. Современные модели снабжены дисплеями, оперативной и долговременной памятью, возможностью вывода информации на гибкие диски, что делает телексную связь очень эффективной.

Для телексного стиля передачи информации характерны своеобразные лексические и грамматические особенности, но твёрдых правил по составлению сообщений нет. Главное требование - краткость. При этом язык телексов по сравнению с языком телеграмм разнообразнее. В них не исключается употребление сложных глагольных времён и вводных слов.

Сообщение, отправляемое по телексу, должно отвечать следующим требованиям:

- быть предельно кратким (предлоги, артикли и т.п. опускаются);

- быть напечатанным только латинскими буквами (даже если передаётся текст на русском языке);

- после "ATTN:" пишутся имя и фамилия адресата, а после запятой или тире - название фирмы;

- на следующей строке после "FRM:" указывается, от кого послано сообщение (наименование Вашей фирмы);

- если этого требует протокол, сообщение начинается с вежливого обращения;

- далее, после пометки "RE:" даётся краткий реферат сообщения; если в одном телексе идёт информация по нескольким вопросам, то реферат даётся для каждого раздела сообщения;

- после текста с новой строки пишется вежливое заключение типа "TNKS (=Thanks)" или "BST RGDS (=Best regards)" и после "/" или "=", имя и фамилия корреспондента.

С нужным Вам абонентом связь по сети ТЕЛЕКС осуществляется через московский узел телексной связи, называемой кодом 411111. После получения ответа об установлении связи с INTELEX и после сообщения "GA" Вы набираете код страны абонента и далее номер его телекса со знаком "+".

Установив связь, Ваш телекс напечатает автоответ с указанием цифрового номера вызванного абонента и с буквенной индексацией конкретного телекса и страны, что позволит Вам убедиться в правильности соединения. Далее следует передать необходимое сообщение. В конце передачи Вы ещё раз получаете автоматическое подтверждение, что сообщение передано по вызванному Вами номеру, и даёте свой номер.

Определённую сложность в подготовке и расшифровке телексного сообщения, а также служебной информации может представлять "телеграфный язык". Ниже даётся краткий набор общепринятых телексных сокращений:

АВТ = АВOUT - о

FDD = ADDITIONAL - дополнительный

ARR = ARRIVE - прибывать

ARRG = ARRANGE - подготовить

АТТN = ATTENTION - вниманию

B/RGDS = BEST REGARDS - с наилучшими пожеланиями

CLD = COULD - мог

DD = DATED - датированный, от такого-то числа

FLWS = FOLLOWS - нижеследующее

FRM = FROM - от

HS = HOURS - часы

HV = HAVE - иметь

INFO = INFORM - информировать

MOW = MOSCOW - Москва

MSG = MESSAGE - сообщение

N = AND - и

NO = NUMBER - номер, число

PLS = PLEASE - пожалуйста

RE = REFERENCE - ссылка

TNKS = THANKS - спасибо

U = YOU - вы

URG = URGENT - срочно

USD = US DOLLARS - доллары США

YR = YOUR - ваш

Нередко фирмы применяют свой набор сокращений, аббревиатур, условных знаков и символов. При организации устойчивой телексной связи операторы должны сразу обменяться таким набором и следовать ему неукоснительно. [/sms]

12 сен 2008, 12:53
Читайте также
Информация
Комментировать статьи на сайте возможно только в течении 100 дней со дня публикации.